Microsoft Word - ART_Langille.doc Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  23 Evidence Based Library and Information Practice     Feature Article    Navigating the Road to Success: A Systematic Approach to Preparing Competitive  Grant Proposals       Lynn Langille  Research Consultant   Atlantic Health Promotion Research Centre   Dalhousie University  Halifax, Nova Scotia, Canada  Email: lynn.langille@dal.ca     Theresa Mackenzie  Manager, Knowledge Exchange and Research Capacity Development   Newfoundland and Labrador Centre for Applied Health Research   Memorial University  St. John’s, Newfoundland and Labrador, Canada  Email: tmackenz@mun.ca      Received: 29 November 2006    Accepted: 13 January 2007        © 2007 Langille and Mackenzie. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative  Commons Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use,  distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.    Abstract    Purpose ‐ Difficulty in securing research funding has been cited as one barrier to the  involvement of more librarians and information professionals in conducting original  research. This article seeks to support the work of librarians who wish to secure research  funding by describing a systematic approach to the creation of successful grant applications.     Approach ‐ The authors draw on more than fifteen years collective experience in supporting  the development of successful research grant proposals. Eleven grant‐writing best practices  or ‘key approaches’ are described, and a planning timeline is suggested.     Conclusions: Use of these best practices can assist researchers in creating successful  research grant proposals that will also help streamline the research process once it is  underway. It is important to recognize the competitive nature of research grant  http://creativecommons.org/licenses/by/2.0 Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  24 competitions, obtain feedback from an internal review panel, and use feedback from  funding agencies to strengthen future grant applications.       Introduction  It is clear from reports in this and other  research journals that librarians and  information professionals are active  researchers who value the use of evidence in  their work. Recent studies have pointed to  the need for more research in the field, but  barriers exist that may hinder librarians’  ability to conduct research (Powell et al).  One such barrier may be the inability of  researchers to secure funding for this work  (McNicol, Koufogiannakis and Crumley).    The guidelines in this article draw on the  authors’ more than fifteen collective years of  experience in writing, and supporting others  to write, collaborative research grants  (Atlantic Health Promotion Research Centre,  Newfoundland and Labrador Centre for  Applied Health Research).  The purpose of  the article is to distill from these experiences  the key aspects of a successful grant  proposal, and to suggest a systematic  approach to grant‐writing, that will help  librarians to secure research funding.                Whether a researcher is applying for  research grants from his/her employing  organization or from a national or  international granting body, the qualities of  a successful grant proposal are similar.  Some of the most important approaches to  writing successful grant proposals are  summarized in Table 1 and outlined in the  sections that follow.     1.  Address a specific audience  There are two main audiences for a grant  proposal – the funding agency, with its  specific mandate and priorities, and a  committee of reviewers who may or may  not be experts in your field or discipline.      Researchers can learn more about funding  agencies by studying the organization’s  websites and publications. Additionally,  researchers can obtain information by  contacting a program officer within the  agency to confirm that the proposal fits with  the program objectives of the funding  agency.      Table 1. A systematic approach to writing a successful grant proposal.  A SYSTEMATIC APPROACH TO WRITING A  SUCCESSFUL GRANT PROPOSAL  1. Address a specific audience   2. Be persuasive   3. Be innovative  4. Involve stakeholders   5. Define your objectives and outcomes  6. Include a detailed research plan   7. Address ethical issues  8. Describe the use of research results   9. Describe required human and material resources   10. Be focused and write clearly   11. Tell a story  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  25 The agency’s website will often provide  direct contact information for a program  officer in its request for proposals. When  this information is not provided, contact the  agency and request this information.  It is  helpful to establish a contact person for  information as you navigate through the  application process.      Members of review committees are typically  busy researchers who are in demand for  their expertise and may have many  proposals to review.  Successful grant  proposals capture the attention of the  reviewers and stand out from other  submissions in their clarity and focus.      To begin, determine your eligibility for the  granting initiative, e.g., does the agency  have citizenship or academic requirements  that you must meet?  Then, explicitly follow  the application instructions provided by the  funding agency.  If a proposal is not  complete, or does not adhere to the specified  format, it may be rejected by the agency in  their preliminary review before it even  reaches the review committee.  Funding  agencies often provide assessment criteria  within the application instructions.  Use this  information to assess your own proposal  and to ensure that it meets the agency’s  requirements.      Other useful tools for critically appraising  grant proposals are available for clinical  research (Inouye and Fiellin) and  community based research (Ontario Healthy  Communities Coalition).       The Summary  Funding agencies often require a one‐page  summary of the proposed project.  The  summary distills the essential components  of the proposal into a concise, clear  description of the project (Innouye and  Fiellin).  It should contain a few sentences  on each of the following:  the problem, the  credibility of the applicants, the general and  specific objectives, methods to achieve the  objectives, and anticipated outcomes.  The  summary will make an important first  impression in the minds of the reviewers  assigned to your proposal.  It is often the  only section of the proposal that will be read  by all members of the review committee.  A  well‐crafted summary is a critical  component of a successful grant application.    2.  Be persuasive   In competitive funding contexts, there are  likely to be many proposals that are  technically sound.  In these cases,  persuasion will be the deciding factor in  success. Applicants must provide evidence  to explain the need for research in a  particular area and demonstrate their ability  to carry it out.  Explain who will benefit  from the research and how.  Spark the  interest and imagination of reviewers by  using a variety of types of information and  formats including statistics, stories, quotes,  frameworks and tables.      Soliciting feedback from experienced  researchers, both internal and external to  your field or discipline, will improve the  persuasiveness of your proposal.  Look for  researchers within your institution who  have had funding success, or approach  specialists in your subject area who work at  other institutions. Inouye & Fiellin  recommend a structured internal review  process in which the proposal is distributed  about 3 weeks before the deadline to an  internal review panel consisting of three  members (2 in the same field and 1 outside  the field).  The panel meets with the  Principal Investigator(s) about 2 weeks  before the deadline to provide feedback on  the overall grant and quality of presentation  and to address specific issues within each  section.  An internal review process can  improve the presentation and scientific  content of a grant proposal, give members of  the panel experience in reviewing grants,  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  26 increase collegiality, and help applicants  meet their deadlines (Inouye and Fiellin).      3.  Be innovative  Innovation is an assessment criterion in  most funding initiatives.  Funding agencies  are not interested in funding the same  research repeatedly.  They want to produce  new knowledge that builds on what is  already known.  The current push toward  applied research through knowledge  translation includes innovation in  partnerships and collaborations as well as in  knowledge development.   Successful grant‐ writers indicate clearly how their proposal is  unique, responds to an identified need,  builds on previous work, avoids previous  errors, creates stronger collaborations, and  makes an important contribution to their  field.    4.  Involve stakeholders  Increasingly, funding agencies want to  know that the research they are supporting  is going to be applied to real‐world  problems and challenges.  Including a range  of stakeholders for whom your research is  relevant increases the likelihood that the  research results will be used.  Stakeholders  may participate in the design of the research  question, in the development of the  proposal, or in the application or  dissemination of results. A good proposal  describes the role of stakeholders at each  stage of the project.        SELECTED GRANT WRITING TERMS AND ACRONYMS  Stakeholder   A person, group, or organization that has an interest in the outcomes of  the research project  Principal  Investigator (PI)  Generally, the main applicant in a research proposal; the person who will  lead the research project and be accountable for the conduct of the  research and reporting to the funding agency.   Co‐Investigator  (CI)  An individual who works with the principal investigator in the  development or implementation of a research project.   KT/KTE  Knowledge Transfer or Knowledge Translation and Exchange: sharing of  information in the process of conducting a research project or in  dissemination of results. Implies two‐way exchange with stakeholders.   LOI  Letter of Intent: a letter that registers your intent to apply to a funding  opportunity or agency. Not all agencies or programs require an LOI.  Check with the funding agency for specific requirements.   REB/IRB  Research Ethics Board or Institutional Review Board: the committee or  board of an institution or jurisdiction that is responsible for ensuring that  research proposals meet ethical standards. The name of the REB/IRB  varies by institution and jurisdiction.   CFA/RFA/RFP  Call for Applications/ Request for Applications/ Request for Proposals: an  announcement from a funding agency that indicates the start of a new  grant competition. It contains specific instructions for applying to the  initiative.     Table 2. Selected grant writing terms and acronyms.            Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  27 5.  Define your objectives and outcomes  Research proposals usually describe a  general objective, specific objectives, and  expected outcomes.  General objectives  describe the larger problem or the  motivation behind the research. They are  goals that cannot be achieved by a single  project or organization and typically require  long‐term efforts. Specific objectives can be  achieved within the timeframe of the project  or program described in the proposal.  Outcomes are the products of the research  or the contribution towards resolving the  general and specific objectives.     Strong proposals strike a balance between  ambition and achievability. Grant reviewers  want to know what the outcome of your  research is expected to be.  Will it be a new  theory, a better explanation or  understanding of a social or technical  problem, a new method or approach?  In the  proposal, outcomes should be linked to the  specific objectives and detailed in the  research plan.      In addition to clarifying why the research is  important and where it fits in the larger  scheme of things, the process of developing  objectives and describing outcomes for the  proposal also helps the researcher provide a  framework for the selection of research  methods and knowledge exchange  strategies.     6. Include a detailed research plan  A comprehensive research plan is one of the  most important factors determining the  success of a proposal.  About half of the  pages in the proposal should be dedicated to  the research plan, which provides a detailed  description of how the researchers will  achieve their specific objectives.  Explicitly  state the connection between the objectives  and methods, call attention to potential  challenges that may be encountered, and  provide possible strategies for addressing  them.  The research plan will include  information on the sample or population,  sample recruitment, data collection and data  analysis.  Describe what will be done, how it  will be done, and by whom and when.   Clarify the roles and contributions of the  research team and partners. Include a  timeline showing when each of the  components of the research plan will take  place and when the outcomes will be  realized. Displaying the key components of  the research plan in table format is a useful  way to provide a ‘snapshot’ of the research  and related activities for the reviewers, and  can help improve the internal consistency of  the plan as it is being developed.        Components of a Research Plan  Description of objectives  General description of methods and how  they will achieve objectives  Specific methodology: sample or  population; recruitment; data collection and  analysis  Potential challenges and strategies for  addressing them  Roles of research team members and  partners  Timeline    Table 3. Components of a research plan.  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  28   7.  Address ethical issues  All research involving human subjects  requires ethical approval from institutional  or government ethics review boards.    In some cases, ethical approval for research  is required before an application is accepted  by a funding agency.  More often, ethical  approval is sought after a grant is funded  but before any aspects of the research are  initiated.  Even if formal ethics approval is  not required by the funding agency to which  you are applying, your proposal should  broadly describe the ethical dimensions of  the proposed research (e.g., informed  consent, confidentiality) and the approaches  that will be taken to ensure that the research  meets ethical standards.    8.  Describe the use of research results   Funding agencies often suggest that at least  10% of the total project budget be devoted to  the dissemination and application of  research results.  Over the past decade, the  application of research results in health and  social sciences has become a field of study in  itself, framed within concepts such as  knowledge translation, knowledge exchange,  and knowledge mobilization.  The Canadian  Health Services Research Foundation has  developed a 1:3:25 format (a one‐page  summary, a three‐page description and a 25‐ page report) for the dissemination of  research to policy makers in the health  services field (www.chsrf.ca).  The  Provincial Centre of Excellence for Child  and Youth Mental Health at the Children’s  Hospital of Eastern Ontario has produced a  toolkit called Doing More with What You  Know which includes a wide range of tools  and processes for knowledge exchange  (www.alafinepointe.ca).  These tools can be  easily adapted for librarian researchers and  can be used to identify multiple target  audiences for research results and to  promote creativity in developing content  and formats.      9. Describe required human and material  resources  The project budget outlines the human and  material resources needed to carry out the  project.  A well‐planned budget reflects  attention to detail.  Align the budget with  the proposed activities, current costs, and  the expenditures allowed by the funding  agency. Link the required personnel to the  specific aims of the project.  Many funding  agencies will require that dollar figures are  attached to ‘in‐kind’ contributions such as  the time contributions of existing staff, the  use of existing equipment, and the value of  office and meeting space.  Carefully  calculate both the resources that are being  contributed by partners in the project and  those you are requesting from the funding  agency.  Keep in mind that there are often  guidelines for salaries and other costs within  your institution, or within the funding  agency, that must be followed.  Funding  agencies and your employing institution  may provide guidance in this area; check  with them for sample budgets and other  useful information.  Make sure the budget  figures add up correctly.    10.  Be focused and write clearly  Proposals are likely to be viewed in a  positive light if they are pleasurable to read  and easy to assess according to the criteria  set out by the funding agency.  Proposals  that are vague and unfocused will not be  well received by reviewers.  Begin each  section and paragraph in the proposal with  a strong lead sentence that boosts the  readers’ interest and tells them what the  paragraph is about (McInnes et al.).  Define  key concepts and use the same information  and terms consistently throughout the  proposal. Write generally for all members of  the review committee but with enough  specificity to satisfy the reviewers who are  knowledgeable in your field.      Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  29 Write in the active voice using short, clear  sentences.  Writing clearly means avoiding  jargon and acronyms as much as possible,  paying close attention to good grammar and  spelling, and practicing good formatting  (e.g., using the exact margins and font sizes  specified by the funding agency).   Additional strategies for improving grant‐ writing skills include asking colleagues who  have been successful in obtaining grant  funding for copies of their proposals and  becoming a member of a peer review  committee.     11. Tell a story  A grant proposal is a narrative.  Like any  good narrative, it has a beginning that  draws the reader in, a middle that provides  vivid detail to sustain interest and provide  the kinds of information the reader is  seeking, and an ending that draws the  threads together.  A strong beginning is  imperative to set the stage for what follows.   The middle of the proposal succinctly  reviews the research context and provides   details of the research plan.  The ending re‐ states the importance of the work being  proposed, assures the reader of the  researchers’ credibility and preparedness to  take on the tasks outlined, and reiterates  how the outcomes of the project will  contribute to research and broader social  goals.    Grant Writing Timeline  Grant writing generally consists of three  phases:  pre‐writing, writing and  submission.  In Phase I, the pre‐writing  phase, the general and specific objectives for  the research are drafted, links are  established with research users, preliminary  work (e.g., pilot testing, needs assessment)  is conducted, and contact is made with the  program officer in the funding agency.  Phase II, the writing phase, starts about 3  months before the application deadline    GRANT WRITING TIMELINE    Period of Time Before  the Deadline  Activities  P h as e  1  6 months to 1 year  Survey funding opportunities and decide which funding  programs you will target.  Draft the general and specific objectives for your research.  Establish links with research users/ stakeholders.  Conduct pilot tests, needs assessments and other preliminary  work as required.  Contact the program officer in the funding agency.  12 weeks    Assemble your multidisciplinary team (if applicable).  Write the general and specific objectives.  Start gathering materials.  6 weeks  Start writing, some every day.  4 weeks  Finish gathering materials.  Solicit letters of support, as appropriate.  P h as e  2  3 weeks  Distribute draft to internal review panel.  2 weeks  Meet with internal review panel.  Submit for institutional processing and signatures.  P h as e  3  1 week  Make final revisions, carefully proofread, and submit.  Adapted from McInnes, Andrews & Rachubinski (2005)    Table 4. Grant writing timeline.  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  30 It includes gathering relevant materials,  writing the background and research plan,  preparing the budget, completing the  various forms required by the funding  agency, and carrying out an internal review  of the proposal. In Phase III, the submission  phase, the grant is revised and submitted to  the funding agency according to the  requirements set out in the Request for  Applications.  A typical schedule for the  three phases is outlined in Table 4.      Conclusion  The preparation of a grant proposal is time  consuming, but the time is well spent if it  enables researchers to carry out meaningful  research and contribute to their field.  Attention to detail in the preparation stage  also streamlines the research process.      Some common errors made by new grant‐ writers include failure to carefully follow  the funding guidelines and process, failure  to demonstrate understanding of the  funding agency’s priorities, omission of  required information, or failure to think  through the implementation of the project.  These mistakes can be easily avoided by  paying careful attention to the details  outlined in the request for proposals.      If funded, a comprehensive, well‐written  grant proposal can be used to help clarify  partner roles and responsibilities, to provide  the basis for the preparation of ethics  submission(s) to relevant institutional or  research ethics boards, and to establish a  framework for the management of the  project.  If a proposal is not funded, try not  to take it personally (rejection is more  common than acceptance), read the reviews  carefully, use constructive criticism to revise,  and re‐submit the proposal at the next  opportunity.  Grant‐writing skills improve  with time and effort, and each attempt  builds on the learning process.      Acknowledgements  ʺThe authors would like to thank Sandra  Crowell, Managing Director of the Atlantic  Health Promotion Research Centre, for her  editorial assistance, and Nancy Dawe for her  research assistance.  The article has also  benefited from helpful comments from  EBLIP reviewers.ʺ      Works Cited   Atlantic Health Promotion Research Centre.  Guidelines for Preparing Research  Proposals:  Navigating the Road to  Success. (1999). 14 Nov. 2006  .    Canadian Health Services Research  Foundation. Communication Notes,  Reader‐Friendly Writing – 1:3:25 (2004).  3 Nov. 2006      Inouye, Sharon, and David Fiellin. “An  evidence‐based guide to writing grant  proposals for clinical research.” Annals  of Internal Medicine. 142 (2005): 274‐ 282.      Koufogiannakis, Denise and Ellen Crumley.  “Research in librarianship: issues to  consider.” Library Hi Tech. 24 (2006):  324‐340.    McInnes, Roderick, Brenda Andrews, and  Richard Rachubinski. Guidebook for  New Principal Investigators.  Canadians Institutes of Health  Research, Institute of Genetics (2005).  15 Nov. 2006     McNicol, Sarah.  “Is Research an Untapped  Resource in the Library and  Information Profession?” Journal of  http://www.ahprc.dal.ca/GUIDELINE http://www.chsrf.ca/knowledge_trans http://www.cihr%E2%80%90irsc%00 Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1  31 Librarianship and Information Science,  6.3 (2004):119‐26.    Newfoundland and Labrador Centre for  Applied Health Research.  Grantsmanship Resources (2004). 14  Nov. 2006       Ontario Healthy Communities Coalition.  Strategies for Effective Proposal  Writing. (2nd ed.) (no date). 7 Nov. 2006      Powell, Ronald, Lynda Baker, and Joseph  Mika. “Library and information science  practitioners and research.” Library &  information science research. 24  (2002): 49‐72.    Provincial Centre of Excellence for Child  and Youth Mental Health at CHEO.  Doing More with What You Know: A  Tool Kit on Knowledge Exchange.  (2005). 7 Nov.  2006         Additional Resources  Society of Research Administrators,  International Grant Resources  http://www.srainternational.org/newweb/gr antsweb/index.cfm    Special Libraries Association Research  Statement  http://www.sla.org/content/resources/resear ch/rsrchstatement.cfm    Online Computer Library Centre Research  Resources  http://www.oclc.org/research/default.htm    Library Research Services  http://www.lrs.org/        http://www.healthycommunities.on.c http://www.alafinepointe.ca/kec/docu http://www.srainternational.org/newweb/gr http://www.sla.org/content/resources/resear http://www.oclc.org/research/default.htm http://www.lrs.org/