Microsoft Word - ES_McKenna.doc


Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1 

 121

   Evidence Based Library and Information Practice  
 
 
 
Evidence Summary 
 
Canadian Library Human Resources Short‐Term Supply and Demand Crisis Is Averted, 
But a Significant Long‐Term Crisis Must Be Addressed 
 
A review of: 
8Rs Research Team. The Future of Human Resources in Canadian Libraries February 2005. 

Edmonton, AB: University of Alberta. 21 February 2007 
<http://www.ls.ualberta.ca/8rs/8RsFutureofHRLibraries.pdf>.  

 
Reviewed by:  
Julie McKenna 
Services Assessment Librarian, University of Regina 
Regina, Saskatchewan, Canada 
E‐mail: julie.mckenna@uregina.ca 
   
Received: 1 December 2006    Accepted: 29 January 2007 
 
 
© 2007 McKenna. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons 
Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use, 
distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. 
 
 
Abstract 
 
Objective – To examine the human 
resources environment in Canadian libraries 
in order to assess readiness to accommodate 
change and to identify opportunities for 
human resources planning. The “8Rs” of the 
study were defined as recruitment, 
retirement, retention, remuneration, 
repatriation, rejuvenation, re‐accreditation, 
and restructuring. 
 
Design – This study was undertaken in 
three phases over nearly three years through 
the use a variety of methods including 
literature review, analyses of existing data 
(Statistics Canada and library school 
graduate data), telephone interviews (with 
senior library administrators), focus groups 
(with representatives from Canadian 
Association of Research Libraries, Canadian 

Urban Libraries Council and Alberta 
Association of Library Technicians), print 
surveys (library institutions) and web‐based 
surveys (of professional librarians and 
paraprofessional library staff). 
 
Setting – Canadian libraries that are not 
component branches of a system, and that 
employ professional librarians. 
 
Subjects – Stage I:  17 senior library 
administrators participated in telephone 
interviews and three focus groups were 
conducted. 
 
Stage II:  Surveyed library administrators 
representing institutions. A multi‐stage 
stratified random sampling technique was 
used to ensure geographical representation 
from each of Canada’s provinces and 
territories. Full census participation was 

http://www.ls.ualberta.ca/8rs/8RsFutureofHRLibraries.pdf
http://creativecommons.org/licenses/by/2.0


Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1 

 122

conducted for members of the Canadian 
Association of Research Libraries and the 
Canadian Urban Libraries Council. The 
print survey instrument was distributed to 
1,357 subjects; 461 completed surveys were 
returned (response rate of 34% with results 
for the total sample accurate within plus or 
minus 3.8 per centage points, 95 times out of 
100). 
 
Stage III:  Surveyed professional librarians 
and paraprofessional staff. Multi‐stage 
random sampling was used to ensure 
representation of library staff from all 
library sectors and sufficient sub‐sample 
sizes. Of the 12,472 individuals in the 
sampling frame, 8,626 were notified of their 
selection to participate in the web‐based 
survey. Corrections were made to e‐mail 
addresses and 7,569 e‐mail invitations with 
the survey URL were sent successfully. Of 
the 8,626 potential respondents, 3,148 
librarians and paraprofessionals 
participated (for a response rate of 37%). A 
non‐random Canada‐wide call for 
participation was distributed to library staff 
who had not been represented in the 
sampling frame via the listservs of 56 library 
associations. This provided an additional 
1,545 respondents and the total sample size 
increased to 4,693 for a confidence interval 
of plus or minus 1.2%, 95 times out of 100. 
The non‐random data from the Canada‐
wide call was kept in a separate dataset file. 
 
Methods – Stage I began with a literature 
review and analysis of existing Statistics 
Canada and library school graduate data. 
Three focus group sessions with 
representatives from Canadian Association 
of Research Libraries, Canadian Urban 
Libraries Council and Alberta Association of 
Library Technicians were held and in‐depth 
telephone interviews were conducted in 
May 2003 with 17 senior library 
administrators. Transcripts were 
thematically coded and summarised. The 
interview guide is available as Appendix E 

of the report. The results of Stage I were 
used to inform the design of the two survey 
instruments (Stages II and III).  
 
Stage II was a 17‐page print survey 
informed by insights gathered in Stage I and 
was sent to library directors in the summer 
of 2003. The print mail‐out of the 
institutional survey was sent to libraries that 
employed at least one librarian and were not 
a component branch of another system. A 
copy of the institutional survey is available 
as Appendix C of the report. 
 
Stage III was a web‐based survey of 
librarians and paraprofessional library staff 
undertaken in the summer of 2004 using 
random and non‐random sampling methods. 
This survey was developed from insights 
gathered in Stages I and II. A copy of the 
individual survey is available as Appendix 
D of the report. 
 
Main results – The analytical focus of the 
275‐page report is on the broad Canadian 
library sector. Data and analysis are 
provided by type of library, type of staff, 
and by geographical regions where 
sufficient response rates have allowed 
reporting. Although the role of the 
paraprofessional is examined in many 
sections of the report, the principal focus is 
on the professional librarian. 
 
Nine sections of the report present results, 
analysis and strategic human resource 
planning implications. Highlights for the 
broad Canadian library environment are 
briefly described below. Each section of the 
report provides further breakdown by 
library sector, type of position, career stage 
and other variables that provide significant 
insight. 
 
Workplace Demographic Characteristics (Section 
C) 
This section provides demographic 
information about those in supervisory or 



Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1 

 123

management roles (62% of librarians), union 
density (67% of librarians and 79% of 
paraprofessional staff), longevity in career, 
part‐time employment, and gender, along 
with other characteristics. Results conclude 
that visible minorities and Aboriginal staff 
are under‐represented across all types of 
libraries and that few libraries recognise the 
credentials of immigrant librarians. 
 
Recruitment to the Profession and to the 
Organization (Section D) 
Positive exposure to libraries and librarians 
is the best predictor of librarianship as a 
career choice and there were no significant 
differences in the original motivations for 
choosing the professional librarian career 
between new professionals and senior 
librarians. In response to the open‐ended 
question about motivation for choosing 
librarianship, none of the librarian 
respondents (n=1,823) indicated leadership, 
managing libraries or supervising others as 
their reason (p. 52). Many respondents 
indicated reasons for choosing the 
profession that are in alignment with the 
values of librarianship, but few indicated 
reasons that reflect the real nature of the 
librarians’ role. The average age of new 
librarian recruits is 37 (with little variation 
between sectors). 
 
Thirty per cent of paraprofessionals are 
interested in pursuing an MLIS degree; 29 
per cent are not interested because they are 
satisfied with their current role. The major 
barriers for paraprofessionals wishing to 
pursue the MLIS degree are inadequate or 
unrecognised credentials (21% ‐ although 
45% of paraprofessionals have an 
undergraduate degree), geographic distance 
(33%), lack of money (48%), and lack of time 
(49%). 
 
Eighty per cent of libraries report that the 
major barrier to recruiting is budget 
constraints; other barriers include small size 
of library (60%), organizational hiring freeze 

(54%), inadequate librarian pay (54%), 
geographic location (52%), inadequate pool 
of qualified candidates (51%), and 
inadequate pool of interested candidates 
(50%). 
 
The ten most important and difficult‐to‐fill 
competencies when recruiting varied 
significantly for each sector: leadership 
potential, ability to respond flexibly to 
change, and ability to handle high‐volume 
workload were the three highest‐ranked 
competencies across all libraries. 
 
Retirement (Section E) 
Canadian libraries experienced librarian 
retirements (11% of total current workforce) 
and paraprofessional retirements (7% of 
total current workforce) between 1997 and 
2002. During this period, 79 per cent of 
librarians retired before age 65. Forty per 
cent of librarians over age 50 estimate that 
they will retire between 55 and 60. Only 9 
per cent of libraries have a succession plan. 
 
Staff Retention:  Inter‐ and Intra‐organizational 
Mobility (Section F) 
Librarians are satisfied with their work and 
stay in their organization because they like 
the job (85%), co‐workers (84%), and 
workplace (79%). Seventy‐seven per cent of 
senior librarians and 87% of senior 
paraprofessionals have been at their current 
library for more than 10 years.  
 
Sixty‐nine per cent of librarians believe they 
are qualified to move to higher level 
positions, but 69% of institutions state that 
limited librarian turnover contributes to a 
lack of promotional opportunities. 
 
Education (Section G) 
Seventy‐five per cent library administrators 
agree that MLIS programs equip graduates 
with needed competencies, but 58% 
recommended that the programs provide 
more management, business and leadership 
training.  Seventy‐six per cent of 



Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1 

 124

administrators believe that they have little 
or no input into curriculum content of MLIS 
programs. 
 
Overall evaluation of MLIS education by 
recent librarian entrants is not positive. Only 
forty‐four per cent indicated that the 
program provided a realistic depiction of 
the job, while only 36% said the program 
provided a realistic expectation of work in 
their library sector. Recent librarian entrants 
(67%) were satisfied with the overall quality 
of their MLIS program, but few indicated 
that their program provided them with the 
necessary management skills (25%), 
leadership skills (20%), or business skills 
(12%) for their position. Recent library 
technician entrants were more satisfied (81%) 
with their programs’ success in providing 
general skills (87%), and providing a 
realistic depiction of the job (72%). 
 
Continuing Education (Section H) 
New librarians (72%) need a significant 
amount of ongoing training, but only 56% 
believe that their institution provides 
sufficient training opportunities. Only 30% 
of libraries have a routine method for 
determining training needs of librarians and 
fewer (13 %) have an evaluation method for 
training outcomes. In most cases, about half 
of those who received training reported that 
it improved their job performance. 
 
Quality of Work and Job Satisfaction (Section I) 
Librarians and paraprofessionals are 
satisfied with their jobs (79% for each) and 
librarians (72%) and paraprofessionals (61%) 
agree that their salary is fair. Most libraries 
offer a wide range of benefits to their 
employees, including life insurance (95%), 
pension plan (92%), and medical benefits 
(88%). Librarians (80%) and 
paraprofessionals (70%) are satisfied with 
their benefits. 
 
Although a low percentage of librarians 
agreed that they have little job stress (24%) 

and only 39% found their workload to be 
manageable, 62% of librarians agree that 
their work allows work, family and personal 
life balance. The statistics are slightly more 
positive for paraprofessionals. 
 
There is a gap between the desire to be 
treated with respect (98% for all workers) 
and the perception that respect is conveyed 
(77% of librarians and 75% of 
paraprofessionals). A similar gap exists 
between desire to be involved in decision‐
making and actual involvement. The two 
most important factors for job satisfaction 
for all library workers are respectful 
treatment and a job that allows them to 
learn new skills and grow. 
 
Numerical Librarian Demand‐Supply Match 
(Section J) 
Libraries hired more librarians than they 
lost in 2002, for a net three per cent increase. 
Many library administrators believe that 
there will be a five‐year increased demand 
for librarians (77%) and paraprofessionals 
(81%). 
 
The short‐term supply (next 5 years) of new 
librarians to replace departures due to 
retirements is predicted to have the capacity 
to fill 98 per cent of the current librarian 
positions; the capacity to replace library 
technicians is 99 per cent. The long‐term 
supply (next 10 years) of new librarians to 
replace departures due to retirements is 
predicted to have the capacity to fill 89 per 
cent of the current librarian positions; the 
capacity to fill technician positions is 
identical. These predictions are based on no 
growth in the number of positions in the 
future. 
 
Match Between Organizational Job Function 
Demand and Individual Staff Supply of Skills, 
Abilities, Talents, Interests (Section K) 
Libraries report that increased use of 
information technologies (87%) and re‐
engineering (61%) have contributed the 



Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1 

 125

greatest change in the roles of librarians. 
Libraries report that more librarians have 
been required to perform a wider variety of 
tasks in the past five years (93%) and that 
this trend will continue over the coming five 
years (94%). 
 
A high percentage of libraries (86%) 
reported that over the past five years 
librarians have been expected to perform 
more management functions and 56%  of 
mid‐career and senior librarians believed 
this had occurred. Libraries (88%) believe 
that this trend will continue; only 44% of 
librarians indicate interest in performing 
management functions. 
 
Mid‐career and senior librarians report that 
job stress has increased over five years ago. 
Requirements to work harder (55%), 
perform more difficult tasks (56%), perform 
a wider variety of tasks (69%), and perform 
more managerial functions (56%) are the 
contributing factors. The performance of a 
wider variety of tasks and more difficult 
tasks was significantly related to the 
assessment by librarians that their jobs were 
more enjoyable, interesting, rewarding and 
challenging. 
 
Institutions (78%) reported the increased 
need for paraprofessionals to perform 
librarian tasks over the past five years and 
believe that this will continue (77%). Only 
28% of paraprofessionals believe they are 
currently required to perform more librarian 
tasks. 
 
Conclusion – The need to confirm the 
existence and magnitude of the crisis that 
will be created by upcoming retirements in 
Canadian libraries was a primary motivator 
for this study. Conclusive results were 
obtained that should inform each sector and 
geographic area in Canada. The percentages 
of staff over the age of 55 (librarians: 25%; 
paraprofessionals: 21%) is much greater 
than that of the Canadian workforce (11%). 

If there is no growth in the number of 
positions needed, there will be no short‐
term supply‐demand crisis to fill the gaps 
left by retirements. There will be a librarian 
and technician shortage in ten years (a 
shortfall of 11% of the current supply) and a 
more significant crisis if the predicted 
growth in staffing is factored in. 
Recruitment to the librarian and technician 
professions is critical and the 
paraprofessional staff may be a potential 
pool of future MLIS candidates if the 
accessibility issues associated with the 
programs are addressed. Only nine per cent 
of organizations have a succession plan in 
place. There is great opportunity for the 
development of strategic solutions. 
 
In response to the open‐ended question 
about motivation for choosing librarianship, 
no respondent indicated leadership, 
managing libraries or supervising others as 
their reason. This is of concern when 62% of 
librarians today work in a managerial role. 
Management and leadership skills are a 
significant concern for recent graduates, 
administrators, and librarians, with all 
indicating that the workplace needs are 
greater than the current preparedness. More 
cooperation with MLIS programs and 
professional associations is essential to 
ensure that leadership and management 
skill development are supported through 
the curricula and continuing education 
planning. Organizations must also develop 
and support a culture where leadership is 
encouraged and expected, and recognised. 
 
There is a need for further development of 
continuing education opportunities, and 
training needs assessment and outcome 
assessment programs may be beneficial. 
Paraprofessionals and new librarians are 
less satisfied with the workplace training 
opportunities available to them than 
librarians in later stages of their careers. 
 



Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1 

 126

Role change will continue in libraries and 
planning will be essential to ensure that 
restructuring reflects the competencies that 
will be needed in the new mix. Workload 
and job stress appear to be rising and will 
require careful monitoring. There may be 
opportunity to define roles for “other” 
professionals in libraries. 
 
Library staff have a tendency to stay in their 
institution for much of their career, making 
decisions in the recruitment and hiring 
processes of critical importance. Loss of 
employees due to turnover is not a problem 
for most libraries, but the lack of turnover 
has affected the promotional opportunities 
for those who desire upward mobility. 
 
An interesting recommendation was made 
that two or more libraries may realise both 
cost savings and benefits through the 
sharing of staffing resources. If issues 
surrounding credentials can be addressed, 
there may be a potential pool of future 
immigrant librarians. 
 
Commentary  
 
The results of this study provide much‐
needed information about the general state 
of human resources in Canadian libraries. 
The 275‐page document is filled with data, 
analysis and insights that could never be 
adequately represented in a short summary 
such as this.  
 
The report is a rich reference tool for 
practitioners that can be used to examine 
specific issues by type of library, type of 
staff, occupational level, career stage, and by 
geographic regions. It would greatly benefit 
from the creation of an index to enable users 
to search for common themes throughout 
the document. 
 
Both the writing and the use of tables and 
figures are presented in a clear and 
accessible manner that will increase the 

utility of this report for all levels of staff and 
for public library trustees. This report is 
written for the practitioner, with 
information on trends and the strategic 
planning implications of the findings 
provided throughout.  
 
The report’s authors acknowledge the 
limitations imposed in presenting such 
broad and large‐scale research results, but 
the almost exclusive use of average 
percentages without any details about the 
standard deviations for these measures is a 
barrier to the utility of some of the data. In 
addition, there is an absence of other 
descriptive statistics. The general purpose of 
the study is clearly presented, and the 
published study presents interesting 
findings from the data. 
 
The work of this study and the benchmarks 
it has established through the data collected 
are incomparable and will provide an ample 
resource to inform strategic human resource 
planning across Canada. The researchers 
indicate a willingness to share aspects of the 
data set with others. The further analysis 
and research that should be sparked from 
this rich data are both exciting and urgent. 
A call for submissions to a collection of 
essays (to be published by the Canadian 
Library Association) was made in August 
2006 (details at 
http://www.ls.ualberta.ca/8rs/whatʹsnew.ht
ml ) and we can expect further analysis and 
insight based on the strong foundation that 
this research project has provided. 
 
There is a need for continual attention to 
human resource issues in Canada. On 
December 12, 2006, Ontario institutions no 
longer have the right to impose mandatory 
retirement at age 65. This could have a 
significant impact on human resources in 
Canadian libraries, as 43% of librarians in 
Canada are employed in Ontario. Due to the 
timing of this announcement, it was not 
figured in the projections of the 8Rs Report. 

http://www.ls.ualberta.ca/8rs/what%CA%B9snew.ht


Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:1 

 127

 
The 8Rs Research Team was commissioned 
by the Cultural Human Resources Council 
to carry out a further study entitled Training 
Gaps Analysis for Librarians and Library 
Technicians (8Rs Research Team 2006). This 
study made use of the data collected for The 
Future of Human Resources in Canadian 
Libraries in addition to further research to 
resolve some of the gaps identified in the 
original report. The Executive Summary can 
be found online at 
<http://www.culturalhrc.ca/competencies/Li
brarians/Revised%20ExecSummary%20May
%20rev.pdf> and the full report can be 
purchased through the Canadian Library 
Association (orders@cla.ca). 
 

 
 
 

http://www.culturalhrc.ca/competencies/Li