Microsoft Word - ES_Hook.doc Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:1  98 Evidence Based Library and Information Practice       Evidence Summary    Use and Access of Grey Literature in Special Libraries may be Hindered by Lack of  Visibility and Cataloguing    A review of:   Ranger, Sara L. “Grey Literature in Special Libraries: Access in Use.”  Publishing Research  Quarterly 21.1 (Spring 2005): 53‐63.    Reviewed by:   David Hook  Manager, Operations Information and Configuration Management, MDA  Brampton, Ontario, Canada  E‐mail: david.hook@mdacorporation.com    Received: 20 December 2005  Accepted: 21 February 2006      © 2006 Hook. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons  Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use,  distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.      Abstract    Objective – To examine the barriers to  making grey literature (literature not  controlled by commercial publishers) easier  to access in special libraries.    Design – Interviews.    Setting – Variety of special libraries  (government, corporate and specialized  academic) in the United States.    Subjects – Sixteen librarians from fourteen  organizations in Washington, Michigan and  Texas were interviewed.  Four of the  organizations were government libraries,  four were corporate libraries and five were  specialized academic libraries.  One of the  interviews was not used because the  organization did not maintain a collection of  paper‐based grey literature.    Methods – Librarians were selected as  possible interview subjects via three  methods: some were previously familiar  with the author; some were referred to the  author by friends, family and colleagues;  two candidates volunteered in response to a  presentation of the project at a professional  meeting.  Interviews were conducted  between February 2002 and May 2003.  A  standard set of seven questions were used,  but often followed with further questions.   The interviews were conducted either in the  library or the librarian’s office.  The  interviews were tape‐recorded and the  answers were written down.  Interviews  typically lasted between fifteen and thirty  minutes and asked about the current state,  holdings, access and use of grey literature in  the special library.    http://creativecommons.org/licenses/by/2.0 Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:1  99 Main Results – Results from the interviews  suggest a wide variance in the percentage of  users that access grey literature.  Grey  literature was used less in the corporate  libraries than the academic and government  libraries.  The percentage of the collection  made up of grey literature also varied  widely between the different libraries.   Reports were found to be the most popular  form of grey literature, although most of the  libraries reported owning conference  proceedings and newsletters in addition to  reports.  One interesting observation found  during the interviews was that most of the  users of grey literature are also producers of  grey literature.  The librarians surveyed  reported that some of the reasons for using  grey literature included use in research, to  write (often more grey literature), interest in  the topic, for class assignments, as records of  previous practices, for localized studies, and  for creating models and practices.  Results  found that for the libraries surveyed, much  of the grey literature remains uncatalogued  and what has been catalogued was done  using a variety of methods.  Over half of the  libraries surveyed had their grey literature  accessible online.    Conclusion – Two main reasons were cited  as explanations for why grey literature was  not used as much as it should be: lack of  cataloguing and visibility.  In many of the  libraries surveyed, much of the grey  literature had not been catalogued, making  it difficult to find and use the resources.   Reasons cited for not cataloguing grey  literature include lack of time, funds and/or  knowledge.  As well, in many of the  libraries surveyed, it was found that the  holdings of grey literature were not readily  visible to the users, so users were not even  aware that it existed.    To improve the awareness and accessibility  of grey literature, the author recommends  regional depositories for grey literature,  international standards for cataloguing and  more cooperation between special libraries.    Commentary    The study attempts to address not only the  research question of how grey literature is  used in special libraries, but also the reasons  why grey literature is not used as much as it  should be.  The methodology, criteria and  survey instrument are all well described.    The major concern with this study is the  selection and size of the respondent group.   The group should have been more  randomly selected, as the author previously  knew most of the respondents.  With groups  of only four corporate, four government and  five academic libraries, the group sizes are  not large enough to accurately compare the  different types of special library or to draw  precise conclusions.      One factor that was not considered in the  study was the relationship between the  subject specialization of the libraries and  grey literature usage.  One would expect  certain subject fields such as business or  science to use grey literature more than  others, such as legal or medical.  The subject  specialization of the libraries was not  indicated in the study.  Similarly, the size of  the special libraries selected was not  indicated.    Of the thirteen libraries surveyed about their  collections of grey literature, only one  respondent based holding sizes on actual  recent inventories.  For the other twelve  libraries, the librarians estimated the  percentages.  It is not clear how reliable the  estimated percentages are.  The paper does  not state whether the percentage of users  who use grey literature are based on  estimates or actual statistics.  Explanations for low use of grey literature  are examined, such as lack of cataloguing  and visibility.  In the case of lack of visibility,  Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:1  100 however, the conclusions were not tied to  the interview results.    The author states from the outset that  electronic grey literature would not be  considered for the purposes of this paper.   While this may have been necessary to limit  the scope of the study, it would certainly  have been useful to include electronic grey  literature considering the increase in blogs,  wikis, ‘born digital’ documents and other  types of literature that would be considered  grey.  Not only is electronic grey literature  increasing in volume, but also in its  availability.  The rise of grey literature could  also be a possible explanation for the low  use of paper‐based grey literature.  This  possibility, however, was not investigated.  Considering the importance, availability and  growth of electronic grey literature in  organizations today, excluding it from the  study severely limits its usefulness.    Overall, this study is limited in scope and  uses a sample group that is too small, non‐ representative and non‐random to be  considered valid. As such, the study only  contributes some anecdotal information to  our understanding of how grey literature is  used in special libraries.  If the study were to  be reworked to include electronic grey  literature usage with a more representative  sample group, the results would give a  clearer understanding of grey literature  usage that readers would be able to apply in  their own practice.