Microsoft Word - ART_McKnight.doc Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  59 Evidence Based Library and Information Practice     Article    Choices in Chaos: Designing Research into Librarians’ Information Services Improvised  During a Variety of Community‐Wide Disasters in order to Produce Evidence‐Based  Training Materials for Librarians      Michelynn McKnight, PhD, AHIP  Assistant Professor,   Louisiana State University School of Library and Information Science  Baton Rouge, Louisiana, USA  Email: mmck@lsu.edu    Lisl Zach, PhD  Assistant Professor,   Drexel University College of Information Science and Technology  Philadelphia, Pennsylvania, USA  Email: Lisl.zach@ischool.drexel.edu      Received:  4 April 2007    Accepted: 27 July 2007      © 2007 McKnight and Zach. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative  Commons Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use,  distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.    Abstract    Objective ‐ Disasters can and do happen anywhere, and library clients’ information needs  change suddenly during community‐wide disasters. Library research and literature about  disasters emphasize issues relevant to the protection of staff and collections and the return  to normal services. Most of these reports lack any discussion about the special services  librarians can provide during disasters. This project investigated the ways librarians  develop new services during disasters and examined the most appropriate methods of  gathering and analyzing data regarding such services. Results of this preliminary research  aided preparation of a proposed larger scale project.    Methods ‐ This paper reports on the design of a research project to study librarians’  information services during a variety of community‐wide disasters. The choice of a research  design was informed by the results of earlier preliminary studies and other research method  explorations.    mailto:mmck@lsu.edu mailto:zach@ischool.drexel.edu http://creativecommons.org/licenses/by/2.0 Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  60 Results ‐ A study was proposed using multiple case study and grounded theory methods to  gather data on such activities.    Conclusion ‐ The resulting proposed project was funded by the United States Institute for  Museum and Library Services National Leadership Program “Investigating Library and  Information Services During Community‐Based Disasters: Preparing Information  Professionals to Plan for the Worst,” This larger project will research and develop evidence  based training materials for library students and practitioners.  In this paper the preliminary  studies are outlined together with the proposed methodology and timeline for the larger  project.      “All disasters are chaos – but you always have choices”     – Kim Moore (Director of Emergency Services, Norman Regional Hospital,  Norman, OK) discussing emergency responses after Oklahoma City’s May 3, 1999  outbreak of F4 and F5 tornadoes and the bombing of the Murrah Building April  19, 1995. (Personal communication, June 1999.)        Introduction    Community‐wide disasters are neither rare  nor limited to certain geographical areas of  the world. According to the latest World  Disaster Report there were 744 such disasters  in 2005 and an average of 614 such disasters  per year in the years 1996‐2005 (Walter 207).  Places that may not be susceptible to  hurricanes, earthquakes, or tsunamis may  suffer from floods, wildfires, volcanic  eruptions, tornadoes, or other windstorms.  Accidental technological disasters  (unrelated to wars or acts of terrorism) can  result from power blackouts, explosions,  toxic releases, industrial and transportation  accidents, and other causes. Populations  served by all kinds of libraries, information  services, and resource centers are directly  affected by these disasters.    “Disaster planning” in library and  information science parlance currently  means planning for system and collection  protection during a localized emergency,  but not necessarily planning for provision of  information services during or after a  community‐wide disaster. An “emergency”  can be defined as follows:     … a situation or an occurrence of a  serious nature, developing  suddenly and unexpectedly, and  demanding immediate action …  generally of short duration, for  example, for a week or less. It may  involve electrical failure or minor  flooding caused by broken pipes.  (36 USC Sec.1236.14 (2005)    By contrast, a “disaster” can be defined as  “an unexpected occurrence inflicting  widespread destruction and distress and  having long‐term adverse effects” (36 USC  Sec. 1236.14 (2005). Back‐up plans for  normal services based on agreements with  another library in the same community may  work in a brief localized emergency, but not  in a community‐wide disaster lasting more  than a few days. Appendix A lists examples  of U.S. libraries affected by such disasters in  recent years.   Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  61 Textbook studies on implementing new  library services tell us about the value of  thoughtful data collection for information  needs analysis, planning, testing, and  evaluation of services (Bopp and Smith 177‐ 305). However, what really happens when a  community’s information needs suddenly  change, and there is no time to plan? How  do librarians continue to serve a community  when the users’ needs have changed  dramatically, and the usual access to  information sources is severely reduced or  non‐existent? After the hurricanes of 2005  battered most of the Gulf of Mexico coast of  the United States, information providers –  even those with traditional “disaster plans”  in place, were taken completely by surprise.  How do librarians deal with a barrage of  questions about food, health services, social  security checks and other necessities of life?  How do they support displaced children  without access to books to complete  homework assignments? How do they assist  researchers trying to meet proposal  deadlines with no Internet access?    There is a need for evidence‐based  guidelines and education modules to  prepare students and practitioners to  provide such services during community‐ wide disasters. To develop such materials  requires research into instances when  librarians have quickly created new services  to meet the emergency needs of their client  communities. This was the objective of the  preliminary studies described in the first  part of this paper: What did librarians do  when there was no time for planning?    Disasters vary, and so do the services  needed by communities. Are there any  common patterns of librarians’ planning  and implementation of such services in a  wide variety of communities and disasters?  The preliminary studies led to the larger  research question: “How can we discover  patterns describing how librarians develop  new information services needed when  disaster strikes the community?” Other  questions were also implied: “What data  will answer the question?” and “How can  such data be gathered?”  Suitable methods  of data collection and analysis were  examined in order to develop a research  proposal for funding from the United States  Institute for Museum and Library Services  (IMLS). The new proposal was approved for  a research project that will focus on  librarians’ responses to disasters in the U.S.  The eventual results of this research should,  however, have implications for librarians’  responses to disasters throughout the world.   The methodology and timeline of the larger  project are described in the second half of  this paper.      Literature Review  There is a long history of library disaster  planning literature dealing with resource  protection during a localized emergency.  The available research on library disaster  planning is almost entirely limited to  protection and restoration of library staff,  systems, collections, and physical plants  during local emergencies. In schools of  library and information science, “disaster  planning” is usually covered in conjunction  with general management, collection  development, or preservation – not in the  context of information services. It is not  covered anywhere in the current edition of  Bopp and Smith’s Reference and Information  Services: an Introduction, nor in William A.  Katz’ Basic Information Services, both widely  used texts for information services courses.    Two current examples of disaster planning  texts are Halsted, Jasper, and Little’s Disaster  Planning: A How‐to‐do‐it Manual for Librarians  with Planning Templates on CD‐ROM, and  Kahn’s Disaster Response and Planning for  Libraries. Both emphasize assignment of staff  responsibilities to insure the security and  recovery of a library and its staff after a  major emergency.    Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  62 Searches of the major bibliographic  databases covering library and information  science literature provide numerous  accounts telling how individual libraries  dealt with collection protection in a  particular localized emergency, such as a  power or plumbing failure. The provision of  library services during the emergency and  recovery period is rarely mentioned,  however, except in the context of restoration  of normal service. It is seldom discussed as a  service response to community information  needs created by the disaster (Baggett;  Benefiel and Mosley; Knisley; Rogers).  Alire’s Disaster Response and Planning for  Libraries is the only current text with a  substantial section on the restoration of  normal service after a community‐wide  disaster. It includes several accounts of  service restoration in the Colorado State  University Library after a flood.    Some reports (e.g., Schlotzhauer, Watkins)  describe the addition of links on a library’s  web site, but this is more about added  resources than about new services  responsive to the changing needs of the  community. This could be viewed as  surprising for a profession that emphasizes  service first and the resources for providing  the service second, particularly in an era in  which distance services and virtual  reference services are growing  exponentially.    A few accounts describe librarians’ services  improvised during a single disaster or  during a small number of similar disasters.  They are characterized by describing the  “heroic efforts” of specific individual  librarians, and they tend to be anecdotal and  idiosyncratic. Their recommendations are  not based on generalizable evidence  (Fletcher; Simmons and Dover; Schwanke;  Tarin; Taylor; Whelan).    There is limited coverage, especially from  Europe, of individual instances of public  library support services for government  officials and public health workers, but none  of the recommendations are based on  broader research into meeting community‐ wide information needs in more than one  disaster (Heyworth; Polloni and Harkins;  Riley and Meadows). Another related  example is Harris, Wathen, and Chan’s  account of Ontario libraries’ reference  services for consumers during the 2003  outbreak of Severe Acute Respiratory  Syndrome (SARS) in Toronto.    There is a lack of evidence in the  professional literature describing how  libraries can deal with community‐wide  disasters.  This paper describes a series of  preliminary studies that gathered data on  how librarians in the U.S. have provided  services in such disasters.  These provided a  foundation to solicit funding for a larger  scale research project that will develop  evidence based training materials for library  students and practitioners. This paper also  outlines the proposed methodology and  timeline for the larger project.    Preliminary Studies  In differing contexts, the authors were  participants in the implementation of  extraordinary information services in  Louisiana during and immediately after  Hurricanes Katrina and Rita in 2005. The  studies developed over time, using several  methods to gather quantitative and  qualitative data to discover what services  were improvised during that disaster.     Within days of Hurricane Katrina’s landfall,  informal assessments of the responses of  librarians to the disaster were collected. This  included anecdotal information through  personal observation, participant  observation, formal interviews,  conversations, and monitoring electronic  mail lists. It appeared that librarians around  the state were responding to the disaster in  many different ways, and that few, if any,  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  63 were following any predetermined plan.  (Dawson and McCook; Dempsey; Fletcher;  Kniffel; McCoy; McKnight “Medical  Reference ”;  McKnight “Information  Services”; McKnight “Health Sciences”;  McKnight “Mobile Shelter”; Meraz; Morris;  Spencer; Tadman; Zach “First‐Hand  Thoughts”; Zach “No Time to Plan”) This  prompted formulation of an overarching  research question to guide this assessment:  “Did Louisiana libraries have any  systematic approach to providing new  services to meet users’ extraordinary needs  after Hurricane Katrina, August 29, 2005?”   Two sub‐questions emerged in those  locations where libraries were providing  services,        • “What services were provided?”  • “How did libraries determine what  was needed?”    Less than a month after Hurricane Katrina,  these research questions were extended to  include Louisiana librarians’ service  responses to Hurricane Rita (September 23,  2005).    Methods  In October 2005, a 22‐question survey  (Appendix B) was announced on all of the   Louisiana library mail lists including those  of the Louisiana Library Association (LLA),  Louisiana Academic Library Information  Network Consortium (LALINC), local  chapters of the American Library  Association (ALA), the Medical Library  Association (MLA), the Society of American  Archivists (SAA) and the Special Library  Association (SLA).  The survey was also sent  to school media center coordinators and  public library administrators. The survey  was developed and administered with  SurveyMonkey® online survey software.  After gathering descriptive information  about the current state of the library, the  survey asked respondents to identify new  information services that their organizations  were providing in response to the  hurricanes. Selected respondents who  indicated they had created these new  information services participated in short  open‐ended interviews (by telephone and in  person) about their projects. Because this  study developed in response to events,  rather than being planned as a formal pilot  study, the exact number of interviews was  not tallied.  The findings of the survey were  later augmented with participant  observations of specific new information  services. These studies were conducted by  faculty and students from Louisiana State  University School of Library and  Information Science.    Results  Because of the distribution method (a link to  the survey site in a generic e‐mail message),  it is impossible to calculate the total number  of librarians who received the link. Usable  responses were received from 269 librarians  who reported they worked in the types of  institutions in Table 1.  The majority of responses came from  librarians whose institutions had sustained  little or no direct damage from the  hurricanes. Of those responding to the  question, 84.1 % reported little or no  damage to their collections and 78.2 %  reported little or no damage to their  buildings. Others, however, were less  fortunate, and several responses were from  librarians who had evacuated from their  communities and did not know the  condition of their buildings or collections.  Almost half (48.9 %) of those responding  reported that they had continued operations  without interruption; at the time of the  survey, 8.5 % of those responding had  moved operations to another location, and  12.1 % were closed until further notice.           Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  64 Academic libraries  94  35%  Archives or Historical Repositories  29  11%  Public Libraries  52  19%  School Media Centers  37  14%  Special Libraries or Other  54  20%  No response to the “type” question  3  1%  Total number respondents  269  100%    Table 1: Survey Respondents Reported by Library Type      Of those who did have general disaster  plans in place before the hurricanes, only 25  (less than 10 %) said that they used their  plan. Reasons given for not implementing  the plans included:  the damage to the  buildings and surrounding areas was  greater than anticipated by the plans, lack of  authority, lack of funds, or lack of personnel.    Seventy‐five (25%) librarians reported  having added new services in direct  response to the hurricanes. The services  included extended service hours, new  outreach locations, new websites, new  evacuee‐specific services, and special  services for displaced adults and children.  Some extended loan periods or suspended  fines. Others provided wireless Internet  access, delivered reading material to  evacuee shelters, provided program  matching services to guide displaced  students in their choice of new schools.  Libraries provided office space to displaced  librarians, issued temporary borrowing  cards to displaced users, provided free  photocopying, and read stories to children  in evacuee shelters. Some began new  computer lab instruction programs,  provided refreshments, facilitated  communication with their local Emergency  Operations Center, arranged transportation  for evacuees, collected donations, helped  evacuees search online for missing family  members and pets, and helped evacuees  replace drivers’ licenses, birth certificates,  and other important documents. Most that  instituted new services indicated that they  would continue these services as long as  they were needed.    Librarians who implemented new services  reported that their emergency needs  assessment was based on personal  observations, requests from users, and  discussions with internal staff, governing  boards, and information professionals  outside of the institution. Thirty‐nine (14%)  respondents said that they did have some  sort of plan in place that addressed the  potential need for new information services  in response to a crisis.    The librarians who were interviewed as part  of the follow‐up survey focused on the level  of general chaos in the immediate aftermath  of the hurricanes and on the need to take  quick and decisive actions based on  whatever situation they might have  encountered at a given moment. Their  response showed that their post‐Katrina  responsibilities went far beyond collection  protection, technical services, and financial  management. They emphasized the point  that during times of crisis it is essential for  librarians to be flexible enough to respond  to the needs of their users and that a useful  tool for any librarian to have is a very open  mind about what types of services may fall  within the aegis of the library (Zach “First‐ Hand Thoughts”). Participant observation,  observation, and interviews produced data  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  65 which has been analyzed and reported  elsewhere (McKnight “Medical Reference”).    Designing a larger study  Data collected in the preliminary studies did  not answer the “what” and “how” questions  needed for a study of responses during  multiple disasters. Based on that fact and on  subsequent discussions with researchers  experienced in qualitative methodologies, a  larger study was designed to gather  evidence of common practice patterns in  diverse disasters. This study would  incorporate a research method based on in‐ depth interviews, multiple case studies, and  narrative data analysis to build a grounded  theory of librarians’ information services  during a variety of kinds of community  disasters.     Creswell explains the value of grounded  theory research as being a focus on the  object of the research: “[for] the  development or generation of a theory  closely related to the context of the  phenomenon being studied” (56). Baker,  Wuest and Stern describe this situational  focus more explicitly:    “… [The] researchers’ purpose in  grounded theory is to explain a  given social situation by identifying  the core and subsidiary processes  operating in it. The core process is  the guiding principle underlying  what is occurring in the situation  and dominates the analysis because  it links most of the other processes  involved in an explanatory  network.” (1357)  Approximately twenty participants will be  chosen to provide a sample of information  professionals who have faced different types  of community‐based disasters in a variety of  institutional settings. Selection criteria for  the interviews will include: type of disaster  faced, size or type of institution, geographic  location, and scheduling constraints. Data  will be collected using a semi‐structured  interview protocol, and the interviews will  be audiotaped and transcribed for  referential adequacy. Participants will be  asked to sign an informed consent form, and  data collected in the interview phase of the  study will be kept confidential in most cases.   Specific identifiable experiences may be  reported in the case studies developed  during the second phase of the project  (described later in this paper), with the  permission of the interviewees. Interviewees  will be given the opportunity to review all  case study materials before they are released  (“member checks”). In addition to the data  collected during the interviews, the  researchers will examine any other available  data sources (e.g., existing disaster plans,  flyers or brochures for new services,  archived web sites). These sources will be  used to provide additional richness to the  personal narratives.    The interviews will be carried out using a  “multiple‐case‐studies” design (Zach  “Using”). The multiple‐case‐studies design  will allow the researchers to use subsequent  interviews to confirm or disprove the  patterns identified in earlier sessions. In  practice, this means that the interview  protocol may be revised during the course  of the study in response to new information.  The interviews will be sequenced, so that  the first group of interviewees will have  many characteristics (e.g., size or type of  institution, type of disaster) in common  (“literal replication”). These interviews will  provide (as far as possible) a baseline of  types of responses and obstacles  encountered by practitioners. The remaining  interviews will be selected to explore and  confirm or disprove the patterns identified  in the initial interviews (“theoretical  replication”) and to expand the list of  responses and obstacles encountered. This  approach will allow the researchers to  identify common elements of disasters  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  66 response that can be codified and presented  as best practices.    Data will be coded using QSR NVivo 7 text  analysis software. NVivo is a qualitative  research tool that allows researchers to  search text and organize concepts efficiently  for further analysis. It is also helps  researchers collect data from different  sources into a single, compatible format for  coding.     Based on the results of the data collection  from librarian interviews, the researchers  will identify five to seven common elements  that appear to exemplify a successful  approach to planning and delivering new  information services in response to  community‐based disasters. Common  elements to be addressed will include, but  will not be limited to, the following:     •   Type of information need identified  (e.g., health, basic needs, specialized  data)  • Type of user (e.g., existing, new,  transient, long‐term, adult, youth)  • Type of resources sought (e.g.,  public or proprietary)  • Type of new or modified service  provided  • Type of obstacles overcome     The researchers will develop case study  materials to exemplify the best practices  identified during the data collection and  analysis phase. The material developed will  be a combination of generic case studies  (demonstrating one or more common  elements found across several interviews)  and individual explanatory case studies (in  which a single situation is described in  depth to provide pedagogical tools for  discussing a variety of responses to the  issues). Each case study will include a  general description of the particular  community‐based disaster, the responses  taken by the information professional(s)  involved, and a guide for discussing the  issues involved in the situation.    This methodology was put forward as a  proposal and was successful in receiving  funding from the United States Institute for  Museum and Library Services National  Leadership program. The study will be  under the oversight of an advisory  committee (Table 2) whose members will  communicate primarily via e‐mail and a  project blog.  How the study will progress  A large pool of libraries is being developed  using personal contacts, a literature review,  and through a call for participation in  dozens of librarians’ electronic mail lists. A  SurveyMonkey.com site  http://www.surveymonkey.com/s.asp?u=718 283553604 has been established for  interested parties. To date it has been  relatively easy to find libraries in  communities that have experienced  disasters. People are usually eager to tell  their stories, because disasters have  profound emotional effects. Friends and  colleagues frequently suggest names of  librarians and libraries affected by disasters.  The challenge has been to identify the few  who actually created new information  services. A project web site will provide  open access to data throughout the course of  the study. The initial data gathering phase  of the study should conclude by the end of  2007, the analysis will be conducted in 2008,  and the results subsequently published in  2009.    The results of this study will be made  available to practitioners in the field as a  compendium of best practices in the form of     http://www.surveymonkey.com/s.asp?u=718 Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  67   Theresa Jay Dickson, Associate Director, Pioneer Library System, Norman, Oklahoma  Carol L.Ginsburg, Senior Consultant, BST America, New York, New York   Deborah Halsted, Associate Director, Houston Academy of Medicine/Texas Medical Center  Library, Houston, Texas  Delia Neuman, Associate Professor, College of Information Studies, University of Maryland ‐  College Park, Maryland  Sue Sherif, School Library/Youth Services Coordinator Alaska State Library, Anchorage, Alaska  Table 2. Advisory Committee  case‐study examples of various types of  disaster response scenarios. Curriculum  modules based on the results will also be  implemented in the researchers’ courses  taught at Louisiana State University and  Drexel University. These modules will be  made available to other library and  information science programs. In this way  the experiences of practitioners in the field  may be transmitted to future information  professionals. All too often, information  professionals have had to improvise quickly  to provide services in times of disasters. The  results of this research project will save  them precious time and allow them to make  vital information resources available more  effectively during times of crisis.    Conclusion  Librarians need evidence‐based case studies  and educational material to help them learn  how to identify needed information services  during any kind of community‐wide  disaster and to respond to these needs  creatively. Since this preparation is not  currently included in LIS education,  standards and guidelines or research  literature, there is a need for reliable studies  of these phenomena in a variety of libraries  and a variety of disasters. Following  preliminary work and an examination of  various quantitative, qualitative and mixed  data gathering methods, a study was  designed and received funding for the next  two years.       Acknowledgement  A version of this paper was presented at the 4th  International Evidence Based Librarianship  Conference, held in Chapel Hill, North Carolina,  USA (May 2007).  See  http://www.eblip4.unc.edu/papers/McKnight.pdf      Works Cited    Alire, Camila. Library Disaster Planning and  Recovery Handbook. New York: Neal‐ Schuman, 2000.    Baggett, James L. “Handle with Care:  Disaster Planning and Recovery.”  Alabama Libraries 53.2 (2003): 5.    Baker, Cynthia, Judith Wuerst, and Phyllis  Noerager Stern.  “Method Slurring: the  Grounded Theory/Phenomenology  Example.” Journal of Advanced  Nursing 17.11 (Nov. 1992): 1355‐60.    Benefiel, Candace R., and Pixey Ann Mosley.  “Coping With the Unexpected: A  http://www.eblip4.unc.edu/papers/McKnight.pdf Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  68 Rapid Response Group in an Academic  Library.” Technical Services Quarterly  17.1 (1999): 25‐35.    Block, Marylaine, and Ann Kim. “All  (Librarian) Hands on Deck: Librarians  Lead the Way On the Long Journey to  Recovery and Rebuilding.” LJ Movers  and Shakers. Spec. issue of Library  Journal 131 (15 Mar. 2006): 22‐31.    Bopp, Richard E., and Linda C. Smith.  Reference and Information Services:  An Introduction. 3rd ed. Englewood,  CO: Libraries Unlimited, 2001.    Creswell, John. W. Qualitative Inquiry and  Research Design. 2nd ed. Thousand  Oaks, CA: Sage, 1998.    Dawson, Alma, and Kathleen de la Peña  McCook. “Rebuilding Community in  Louisiana After the Hurricanes of  2005.” Reference & User Services  Quarterly 44.4 (Summer 2006): 292‐6.    Dempsey, Beth. “Responding to Disaster:  Lessons from the Shelter Library.” LJ  Buyers Guide. Spec. issue of Library  Journal 130 (Dec. 2005): 6‐8.    Fletcher, Adelaide Myers. “No Point of  Reference: A Hurricane of Medical  Information Needs.” Journal of  Hospital Librarianship 62.2 (2006): 1‐14.    Halsted, Deborah D., Richard P. Jasper, and  Felicia M. Little. Disaster Planning: A  How‐to‐do‐it Manual for Librarians  with Planning Templates on CD‐ROM.  New York: Neal‐Schuman, 2005.    Harris, Roma C., Nadine Wathen, and  Donna Chan. “Public Library  Responses to a Consumer Health  Inquiry in a Public Health Crisis: The  SARS Experience in Ontario.”  Reference & User Services Quarterly  45.2 (2005): 147‐54.    Heyworth, Felicity. “Global Consultation  Meeting on Disaster Information  Centres.” Feliciter 45 (1999): 149‐50.    Kahn, Miriam B. Disaster Response and  Planning for Libraries. 2nd ed. Chicago:  American Library Association, 2003.    Kniffel, Leonard. “You Have to See It for  Yourself.” American Libraries 37.5  (2006): 9‐13.    Kniseley, Susan. “Disaster Planning for Your  Library.” Nebraska Library Association  Quarterly 37.1 (Spring 2007): 8‐14.    McCoy, Mary J. “The Forces of Nature or  Dancing With the Three Ladies.” Texas  Library Journal 81.4 (2005): 142.    McKnight, Michelynn. “Medical Reference  in Louisiana after Katrina.” Alabama  Health Libraries Association, Auburn,  GA, USA, 15 Nov. 2005.    McKnight, Michelynn. “Information  Services in the Chaos of Disaster:  Southern Louisiana Medical Reference  in the Wake of Hurricane Katrina.”  Medical Library Association, Phoenix,  AZ, USA, 23 May 2006.    McKnight, Michelynn. “Health Sciences  Librarians’ Reference Services During a  Disaster: More than Collection  Protection.” Medical Reference  Services Quarterly 25.3 (2006): 1‐12.    McKnight, Michelynn. “Mobile Shelter  Library Meets Information Needs of  Evacuees.” LSU Community  Connections 6.2 (2006): 2.    McKnight, Michelynn, and Lisl Zach.  “Choices in Chaos: Designing Research  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  69 to Investigate Librarians’ Information  Services Improvised During a Variety  of Community‐Wide Disasters and to  Produce Evidence‐Based Training  Materials for Librarians,” EBLIP4:  Transforming the Profession: 4th  International Conference, Evidence‐ Based Library & Information Practice,  University of North Carolina ‐ Chapel  Hill, Durham, NC, 7 May 2007.    Meraz, Gloria. “In Times of Trouble.” Texas  Library Journal 81.3 (2005): 90.    Moore, Kim. Personal interview. June 1999.    Morris, George. “Shelter Library: Michigan  Woman Spearheads Effort to Get  Temporary Library Set Up for  Hurricane Evacuees in Baton Rouge.”  Advocate [Baton Rouge, LA] 30 Nov.  2005 : magazine 14+  .    Polloni, Diana, and Barney Harkins.  “Picking Up the Pieces: An  Organizational Profile of the Library  Disaster Centre.” Library Management  17.1 (1996): 37‐40.    Riley, Julie, and Jack Meadows. “The Role of  Information in Disaster Planning: A  Case Study.” Library Management 16.4  (1995): 18‐24.    Rogers, Michael. “Libraries Okay After  Blackout.” Library Journal 128.15 (15  Sept. 2003): 17‐8.    Schlotzhauer, Nonny. “Disaster Relief:  Starting Points for Learning.” College  & Research Libraries 67.2 (Feb. 2006):  91‐6.    Schwanke, Harriet “Hurricane Andrew:  Community Information Services  Disaster Relief – CIS to the Rescue.”  Southeastern Librarian 44 (1994): 69‐71.    Simmons, Silvia, and Marilyn Dover. Civil  Disasters: The Role of Public Libraries  Following a Crisis in the Community.  London: Library Association, 1993.    Spencer, Forrest Glenn. “Info Pros Respond  to Disaster: Rallying to Help  Employers and Each Other.”  Information Outlook 9.10 (2005): 13‐8.    Tadman, Andrew. “Reflections on Ochsner  Medical Library: A Year after the  Storm.” Louisiana Libraries 69.2 (2006):  3‐5.    Tarin, Patricia A. “Crisis Sparks Need for  Information: Fire in the Canyon.”  Library Journal 113.15 (15 Sept. 1988):  47‐9.    Taylor, Dee Dee. “Hurricane Survival  Tactics: A Public Library Offers  Emergency Service of EPIC  Proportions.” American Libraries 35.10  (Nov. 2004): 42‐3.    Walter, Jonathan, ed. World Disasters  Report: Focus on Neglected Crises.  Geneva: International Federation of  Red Cross and Red Crescent Societies,  2006.    Watkins, Christine. “Chapter Report ‐  Disaster Planning Makes (Dollars and)  Sense.” American Libraries 27.8 (Sept.  1996): 8‐9.    Whelan, Debra Lau. “California Fires Shut  Libraries: Librarians Continue to Offer  Their Services During State‐of‐ Emergency.” School Library Journal  49.12 (2003): 22‐3.    http://www.2theadvocate.com/stories/112005/ent_shelter001.html http://www.2theadvocate.com/stories/112005/ent_shelter001.html Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:3  70 Zach, Lisl. “First‐Hand Thoughts on the  Storm.” Information Outlook 9.10  (2005): 14‐5.    Zach, Lisl. “When There is No Time to Plan:  Responding to the Information Needs  of Hurricane Katrina’s Victims.”  Recognizing the Success of Reference:  7th Annual Virtual Reference Desk  Conference, San Francisco, CA, 14‐15  November 2005.    Zach, Lisl. “Using a Multiple‐Case‐Studies  Design to Investigate the Information‐ Seeking Behavior of Arts  Administrators.” Library Trends 55.1  (2006): 4‐21.  71 APPENDIX A  Examples of U.S. Libraries Providing Services During Community‐Wide  Natural or Accidental Disasters 1997‐2007  (Data collected by the authors)    Date  Disaster  Library  Library Type  1997  Flood  Colorado State Libraries  Academic  1998  Earthquake  Olympia Timberland Library, WA  Public  1998  Tornadoes  Hanson‐McCook County Regional  Library, SD  Public  1998  Flood  Jonsson Library of Government  Documents, Stanford, CA  Special library  1999  Flood  Edgecombe County Courthouse  Archives, NC  Archives and Historical  Collection  1999  Tornadoes  South Oklahoma City Community  College, Oklahoma City, OK  Academic  1999  Tornadoes  Moore Public Library, Moore, OK  Public  1999  Tornadoes  Norman Regional Hospital Library,  Norman, OK  Special library  2000  Tornadoes  Fort Worth Central Public Library, TX  Public  2000  Earthquake  Engineering Library and Fisheries  Oceanography Library, University of  Washington, Seattle, WA  Special library  2000  Blackout  Helen de Roy Medical Library,  Providence Hospital and Medical  Centers, MI  Special library  2001  Flood  Houston Academy of Medicine – Texas  Medical Center, Houston,TX  Archives and Historical  Collection  2001  Tornadoes  National Agricultural Library, MD  Special library  2003  Wild Fire  San Diego State University, San Diego,  CA  Academic  2003  Wild Fire  San Bernadino Public Library, CA  Public  2003  Wild Fire  Escondido Public Library, CA  Public  2003  Wild Fire  San Diego County Library, CA  Public  2003  Blackout  New York Public Library  Public  2004  Flood  University of Hawaii at Manoa  Academic  2004  Hurricanes  Union County Public Library, NC  Public  2005  Hurricane  Louisiana State University Health  Sciences Center Library  Academic  2005  Hurricane  Archdiocese of New Orleans, New  Orleans, LA  Archives and Historical  Collection  2005  Hurricane  Pass Christian Public Library, MS  Public  2005  Hurricane  Vermilion Parish Library, LA  Public  2005  Hurricane  DeLisle Public Schools, DeLisls,MS  School  2005  Hurricane  McKinley High School, LA  School  2005  Flood  Bonne Ecole Elementary, Slidell, LA  School  72 2005  Flood  Chalmette High School, St. Bernard  Parish,Chalmette, LA  School  2005  Hurricane  Ochsner Clinic and Foundation  Library, LA  Special library  2006  Flood  Smithridge Elementary School, Reno,  NV  School  2006  Toxic chemical  (chlorine) spill  Byrd Elementary and Levelle‐ McCampbell Middle School, Aiken  County, GA  School    73 Appendix B  Information Professionals Responses to Hurricanes Katrina and Rita  [Distributed via SurveyMonkey.com 10/18/2005]    1. Where is/was your information organization?  (If you are responsible for several libraries that were  affected differently by Hurricanes Katrina and/or Rita please forward this survey to the individuals  who can answer questions at the local level.)  o City/Town  o Parish/County  o State  o Zip Code    2. Please describe your information organization:  o Academic Library  o Archives/Historical Repository  o Public Library  o School Media Center  o Special Library/Information Center  o Other (please specify)    3. What was the pre‐hurricane size of your staff?  o Number of full‐time staff _________  o Number of part‐time staff _________    4. What was the pre‐hurricane size of your collection?  (Please select whichever measures are most  appropriate for your organization.)   o Volumes  o Linear feet  o Manuscript pieces  o Microforms  o Electronic resources  o Other (please describe)    5. Did your collection sustain physical damage as a result of Hurricanes Katrina and/or Rita?  o No damage to collection  o Minor damage to collection  o Moderate damage to collection  o Significant damage to collection  o Don’t know condition of collection/unable to access  o Other (please describe)    6. Did your building sustain physical damage as a result of Hurricanes Katrina and/or Rita?  o No damage to building  o Minor damage to building  o Moderate damage to building  o Significant damage to building  o Don’t know condition of building/unable to access  o Other (please describe)  74   7. Did your information organization lose equipment and/or furniture as a result of Hurricanes Katrina  and/or Rita?  (Please check all that apply.)  o Computers  o Copiers  o Microform readers  o Desks/chairs/tables  o Shelving/storage units  o Other (please describe)    8. Did your staff size change as a result of the hurricanes?  o Yes  o No    9. If yes how?  o Decreased by: ____  o Increased by: ____    10. In the aftermath of Hurricanes Katrina and/or Rita did your library:  o Continue operations without interruptions  o Continue operations on a reduced basis  o Suspend operations temporarily  o Move to a new location  o Close until further notice  o Other (please describe)    11. If you are not currently providing services when do you expect to resume operations?  o Approximate date: ________    12. If you are currently providing services did you add any new services in direct response to the  hurricanes?   o Yes  o No    13. If yes please identify each new service added:  (Please check all that apply.)  o Extended hours  o New outreach/satellite locations  o New website with links to disaster relief information  o Additional reference/referral services for displaced/evacuated users  o Special services for displaced/evacuated children  o Other (please describe)    14. How did you determine that there was a need for new services?  (Please check all that apply.)  o Personal observation  o Requests from users  o Discussions with internal/branch staff  o Discussions with library board/advisory committee  o Discussions with other information professionals (outside of organization)  75 o Other (please describe)    15. If you added any new services in direct response to the hurricanes are you still offering them?  o Yes  o No  o Some but not all    16. Please describe any obstacles that you encountered in adding and/or maintaining new services.    17. Please list any services that you have eliminated as a result of the hurricanes.    18. Did you have a disaster and/or recovery plan in place at the time of the hurricanes that specifically  addressed the potential need for new information services in response to a crisis?    o Yes  o No    19. If you had a disaster and/or recovery plan have you been able to implement it?  o Yes  o No    20. If not why not?  (Please check all that apply.)  o Damage was far greater than anticipated  o Did not predict nature of the crisis  o Lack of authority to implement plan   o Lack of funds  o Lack of personnel  o Other (please describe)    21. Please share any experiences and/or suggestions that you think would be helpful to other  information professionals facing a crisis situation.    22. If you would be willing to be interviewed about your libraryʹs responses to Hurricanes Katrina  and/or Rita please fill out the following information:  o Your Name  o Organizationʹs Name  o Phone  o Email