Microsoft Word - ES_Blythe.doc Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:4  70 Evidence Based Library and Information Practice       Evidence Summary    The Academic Reward System is the Primary Influence Toward Faculty Non‐ Participation in Institutional Repositories      A review of:  Davis, Phillip M., and Matthew J.L. Connolly. “Institutional Repositories: Evaluating the Reasons  for Non‐Use of Cornell University’s Installation of DSpace.”  D‐Lib Magazine 13.3/4  (2007). 16 Oct. 2007 .      Reviewed by:   Kurt Blythe  Serials Access Librarian, University of North Carolina‐Chapel Hill  Chapel Hill, North Carolina, United States of America  E‐mail: kcblythe@email.unc.edu        Received : 31 May 2007      Accepted : 22 September 2007      © 2007 Blythe. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons  Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use,  distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.      Abstract    Objective – To better understand the lack of  faculty participation in Cornell University’s  DSpace institutional repository (IR), and to  learn if this lack of participation is peculiar  to Cornell or reflective of a larger trend in  faculty non‐participation in IRs.      Design – Comparative analysis and  interviews.     Setting – Cornell University’s DSpace IR  and sciences, social sciences, and humanities  faculties; and DSpace installations at 7 other  universities.    Subjects – The DSpace IR at Cornell  University and at 7 other locations. Eleven  sciences, social sciences, and humanities  faculty members at Cornell University.      Methods – The authors analyzed data over a  fifteen‐month period from Cornell’s DSpace  IR to determine the total deposits, the types  of objects deposited, the communities and  collections that received deposits, the  frequency of deposits, the IP addresses  which made deposits, and how often objects  in the IR were viewed.  These data were  compared to equivalent data taken from  seven other IRs on all aspects except  deposits from IP addresses and how often  objects were viewed.  Finally, 11 Cornell  faculty members from various departments  http://www.dlib.org/dlib/march07/davis/03davis.html mailto:kcblythe@email.unc.edu http://creativecommons.org/licenses/by/2.0 Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:4  71 in the sciences, social sciences, and  humanities were interviewed over a two‐ month period to provide context to the  comparative analysis.    Main results – At the time of the study, the  IR at Cornell was organized into 193  communities of collections.  These  collections numbered 196, with 139 of them  holding a combined total of 2646 objects:   The other 57 collections were empty.  While  the IR as a whole showed steady growth,  77% of Cornell’s collections reflected a  plateau growth pattern of primarily “one‐ time deposits,” approximately 18%  exhibited a stair‐step growth pattern of  “periodic batch additions of material,”  approximately 3% showed steady growth,  and 1.4% were “uncatagorizable.”  Five‐ hundred nineteen unique IP addresses made  deposits to Cornell’s IR over the course of  the fifteen‐month study, but 50% of these  deposited only one object, and only 32 IP  addresses deposited 10 or more objects.      Of the other IRs studied, the lowest number  of communities is zero and the highest is  390, the number of collections ranged from  10 to 282, and the number of objects ranged  from 500 to 32,676.  In most statistical  categories, Cornell fell in the midrange.  The  two repositories with the fewest  communities and collections – zero  communities and 18 collections in one  instance, and 6 and 10 in the other – are the  only two with no empty collections.  The  repository with the most communities and  collections also had the most empty  collections (58%).  The repository with the  most objects was the one with zero  communities and only 18 collections; and  the repository with the fewest objects was  the one with only 6 communities and 10  collections.  The third largest IR, with 3111  objects, had far and away the highest rate of  steady growth (16.7%); while the IR with the  most objects had the highest rate of stair‐ step growth (56.3%), and was the only IR to  have a higher percentage of growth in any  category other than plateau.      Interviews with faculty indicated that they  do not make deposits to IRs for a number of  reasons.  Faculty considered their primary  audience to be their peers, so access to their  scholarship was largely considered a “non‐ issue” as it was adequately provided  through personal Web pages, subject  repositories, or journal literature.  Likewise,  long‐term preservation was not an  overarching area of concern.  The chief  factors for not using an IR, however, all  revolved around restrictions brought on by  the academic reward system.  Questions of  copyright and whether depositing objects  qualifies as publishing, thereby hindering  efforts to publish in journals, were  paramount, as were fears that depositing  scholarship alongside less rigorous works in  a catch‐all IR would diminish the work and  the reputation of the scholar by association.   Hesitancy to make work available before it  had been certified and peer‐reviewed was  also a foremost concern.                Conclusion – Although objects in Cornell’s  DSpace are accessed both locally for items  that are tied into the curriculum, and  outside of the university for items that are of  national (and international) interest, the  repository was not supported well by the  faculty.  The majority of the collections  defined in Cornell’s IR were under  populated, and what growth was evident  arose primarily from deposits made by non‐ faculty.  The reasons for this were manifold,  but centered primarily on the established  culture of the academic reward system,  which encourages publishing in recognized  journals and does little to foster thoughts for  long‐term preservation or dissemination  outside of a given scholar’s peer group.   These issues were evident in faculty  concerns that depositing materials in an IR  might prevent later publication in a journal;  the idea that depositing scholarship in a  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:4  72 non‐vetted repository would diminish that  work by association with less scholarly  materials; the feeling in some fields that it  would be irresponsible to provide access to  any unfinished, non‐vetted work; the  thought that IRs are not sufficient to the task  of certifying scholarship; and the concern  that deposit in an IR might lead to  plagiarism or the loss of initiative on  unpublished ideas.     Commentary     The authors effectively explicate the  obstacles faced by IRs in terms of gaining  faculty participation.  The interviews are  enlightening, and contribute greatly to  placing the data taken from the studies of  Cornell’s and the seven other institutions’  IRs in context.  The study makes it clear that  the academic reward system does not  encourage faculty participation in Cornell’s  IR.  Moreover, the evidence provided by the  study pointing to more highly structured  examples of DSpace, which receive fewer  deposits, is interesting and pertinent to IR  administrators considering how to shape  their own installations.  At the same time,  however, the impact of analyses into the  numbers of communities and collections in  IRs, the percentages of empty collections,  and the total numbers of objects in  repositories is lessened somewhat by the  readers inability to determine what  distinctions exist between the various  structures presented, whether the defined  spaces are sufficient or insufficient for their  purposes, and whether contributions come  generally from the same types of sources  regardless of institution.  A larger sample  size of DSpace installations might mitigate  the discrepancies in internal construction.   Data on the number of faculty at each  institution studied would do well alongside  data regarding the number of contributions  made, so that potential could be assessed  against actual deposits.  However, the  authors have certainly laid out sufficient  information to begin answering the question  that motivated their research, that of  determining why Cornell’s installation of  DSpace exhibits less steady growth and  holds fewer deposits than is desired.      It is clear, at least at this time, that IRs have  little hope of usurping the entrenched role  of journals as agents of certification in the  realm of scholarly information creation and  dissemination.  IR administrators would do  well to attend to the lessons taught by the  article and adapt plans for their repositories  respectively.  Assurances from publishers  that depositing scholarship in a repository  will not violate copyright or preclude  publication must go hand‐in‐hand with  demonstrations of how an IR can certify  work by establishing firm dates of deposit.   The ability of IRs to guarantee long‐term  preservation, wide access through  searchability in common search engines like  Google, and ease of use in terms of  information upload must all be  demonstrated, and care must be taken to  neither overwhelm faculty with too intricate  a structure of communities and collections,  nor to disregard the specificity of their  scholarship with too few.  In other words,  only a close association with faculty, one  which fosters understanding on both sides,  will ensure the success of IRs.