Microsoft Word - ES_Haigh.doc Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2    27 Evidence Based Library and Information Practice       Evidence Summary    Obtaining Copyright Permission to Digitize Published Works Remains a Significant  Barrier    A review of:  George, Carole A.  “Testing the Barriers to Digital Libraries: A Study Seeking Copyright  Permission to Digitize Published Works.”  New Library World 106.1214/1215 (2005): 332‐ 42.    Reviewed by:  Susan Haigh   Senior Policy Officer, Library and Archives Canada  Ottawa, Ontario, Canada  E‐mail: susan.haigh@lac‐bac.gc.ca    Received: 20 March 2006            Accepted: 3 May 2006      © 2006 Haigh. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons  Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use,  distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.      Abstract    Objective – To assess the effectiveness and  efficiency of the copyright permission‐ seeking process and to suggest  improvements in order to improve  outcomes.     Design – Workflow study.    Setting – Carnegie Mellon University  Libraries, Pittsburgh, PA, USA.    Sample – A random sample of titles  published 1999‐2001 was selected from the  library’s circulating collection. After  eliminating duplicates, technical reports,  theses, dissertations, and missing items, the  sample comprised 337 titles. Of these titles,  70% were books, and 56% were from  commercial publishers.  From this a  working sample of 273 titles was derived,  comprising those titles protected by  copyright and with the rights owner clearly  indicated. About 73% of this working  sample appeared to be out‐of‐print; their  median publication year was 1981.       Method – In this two year study (1999‐2001),  a random sample of books was selected, and  pertinent bibliographic and copyright  holder information researched and recorded.  Permission letters were sent and, six weeks  later, follow‐up letters were sent to non‐ respondents.  The letter allowed  respondents four options:    1. Grant full permission to digitize the  work and provide unrestricted Web  access;    Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  28 2. Grant permission to digitize the  work and provide read‐only Web  access, limited  to Carnegie Mellon  University users;    3. Declare that they do not hold the  rights, and hopefully provide  information to identify and locate  the actual rights holder;    4. Deny permission for digitization.     Results were then recorded and analyzed.    Main results – Of the 273 letters mailed, a  clear ‘yes’ or ‘no’ reply was obtained for just  over half (52%) of the documents. Sixteen  percent of the rights holders could not be  found (the letter was returned, or a referral  proved impossible to locate and contact).  Another 25% of the copyright holders  simply did not reply, and 7% were  otherwise problematic. Of the 143 ‘yes’ or  ‘no’ responses, 54% denied permission,  while 46% granted permission. (Note: these  percentage figures appear to be erroneously  reversed in Table 1 of George’s article.)   Therefore, of the overall working sample of  273 titles, permission to digitize was  obtained for only 24% of the titles.     A substantial portion of the permissions (41  of 66, or 62%) carried some restriction. This  represents 15% of the total working sample.  Only a few restriction requests were deemed  too great to make use of the permission.     Commercial publishers who made up 58%  of the working sample granted permission  at the lowest rate (13%).     Response time averaged three months from  the time the initial letter was sent until a  ‘yes’ or ‘no’ response was received.  Negative responses averaged a bit longer  than positive responses (101 days to 124  days). However, some of this time was  attributable to delays in issuing follow‐up or  redirected request letters (a step required in  60% of cases), owing to the limited staff  resources at Carnegie Mellon.     The copyright ownership had changed in  23% of the sample, requiring more than one  and up to three different addresses to be  contacted before a response was received or  the effort was terminated.      Conclusions – The study concluded that the  permission rate would remain low unless  additional efforts were made in the  permission‐seeking process (e.g., personal  contacts in addition to letters and emails), or  unless more selective approaches were  employed (e.g., targeting non‐commercial  publishers).  It also concluded that the  process to seek copyright permissions was  neither quick nor easy, suggesting the need  for dedicated staff time and a readily  accessible database of publisher contact  information.  As a result, subsequent  projects have improved their permission‐ seeking process, focusing on more non‐ commercial publishers or older publication  dates, and asking publishers for blanket  consent for all of their out‐of‐print titles.       Commentary    The useful data developed by this study is  based on a broad working sample of  published material and helps to identify the  least amount of staff effort needed to obtain  permissions. Some context as to U.S.  copyright law might have been useful.  There is an assumption that all readers are  aware of U.S. copyright law, including  length of copyright.    While the study methodology was  appropriate, there were a couple of gaps in  data, pertaining particularly to staff time.  First, the time it took to examine the original  random sample of 337 titles and research  copyright holders (in order to conclude that  some would not be able to be located) did  Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  29 not seem to be factored into the overall  consideration of staff time required. Then,  once the working sample was determined,  the first step in the process was to determine  the identity of the copyright holder and  obtain contact information. How much time  did this take on average? It is described as  ‘considerable’, but not quantified.  The  author does mention that it would be  helpful in future projects to monitor the staff  time expended on each step of the process.  But without such data, the study’s aim to  determine efficiency cannot be fully  explained.     The low rate of permission to digitize (24%),  the relatively high rate of restrictions (62%),  and the high rate of non‐response (up to  30% for some publisher types) are all  notably discouraging findings. As Google  has discovered with its Google Print Library  project and the U.S. Authors Guild lawsuit  which it occasioned, copyright remains a  major obstacle to building comprehensive  retrospective digital collections of published  material.     And yet, as the author notes, there is a  growing demand for digital information.  Carnegie Mellon has determined to continue  its efforts, but with a honed approach. Over  time, this will build critical mass, but  inevitably (and unfortunately) the resulting  collections will fall short on more recent and  more commercial titles.  There is no  discussion of whether the demands and  priorities of students and faculty will be met  by the revised scope of the library’s  digitization effort.     The author does not comment on the fact  that many publishers denied permission,  even, presumably, for long out of print titles,  or that many publishers simply chose to  ignore permission requests. The conclusion  does mention that one of their subsequent  projects, the Million Books Collection, which  presumably employs their refined  approaches and strategies, achieves a 54%  permission rate—an improvement, but  hardly ideal.     Those seeking to digitize copyright library  material may want to think twice about  doing so after reading this study. If they  persist, its findings provide some guidance  toward setting realistic expectations and  timeframes, as well as pragmatic workflow  processes, for optimal success.