Microsoft Word - ART_Grimmond.doc Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  3 Evidence Based Library and Information Practice     Article    Rehabilitating the Stroke Collection      Mary Grimmond  Northern Sydney Central Coast Area Health Service  Gosford, New South Wales, Australia  E‐mail: mgrimmond@nsccahs.nsw.gov.au    Sharna Carter  Northern Sydney Central Coast Area Health Service  Gosford, New South Wales, Australia    Susanne Lewis  Northern Sydney Central Coast Area Health Service  Gosford, New South Wales, Australia  E‐mail: slewis@nsccahs.nsw.gov.au      Received: 30 November 2005    Accepted: 4 May 2006      © 2006 Grimmond, Carter, and Lewis. This is an Open Access article distributed under the terms of the  Creative Commons Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits  unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly  cited.    Abstract    Objective ‐ The aim of this project was to complete an analysis of monograph and  audiovisual items held in the Central Coast Health Service (CCHS) Libraries and containing  information relevant to the treatment of acute stroke. Acute stroke is treated by  multidisciplinary teams of clinicians based at two hospitals within the CCHS. The adequacy  of the library collection was measured by subject coverage and age.    Methods ‐ The methodology used consisted of three main steps: a literature review; design,  administration, and analysis of a questionnaire to members of the CCHS Acute Stroke Team;  and an analysis of the libraries’ collections. The research project utilised project  management methodology and an evidence based librarianship framework.    Results ‐ The questionnaire revealed that electronic resources were by far the most  frequently used by participants, followed in order by print journals, books, interlibrary loan  http://creativecommons.org/licenses/by/2.0 Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  4  articles, and audiovisual items. Collection analysis demonstrated that the monograph and  audiovisual collections were adequate in both scope and currency to support the  information needs of Acute Stroke Team members, with the exception of resources to  support patient education.    Conclusion ‐ The researchers developed recommendations for future collection  development in the area of acute stroke resources. Conducting this project within the  evidence based librarianship framework helped to develop library staff members’  confidence in their ability to make future collection development decisions, informed by the  target group’s information needs and preferences. The collection analysis methodology was  designed to be replicated, and new specialist groups within the client base of the library will  be targeted to repeat the collection analysis process.     Objective    The Central Coast Health Service (CCHS)  Library in New South Wales, Australia,  provides information services to meet the  clinical, research and learning needs of the  Central Coast sector (803 beds) of Northern  Sydney Central Coast Health (NSCCH). The  primary client groups include the CCHS  staff (3,665 FTE) and health students based  at CCHS. The main site, Gosford Hospital, is  a teaching hospital of the University of  Newcastle, Australia.      Acute stroke patients treated in the Central  Coast Health Service specialist stroke units  are seen by a multidisciplinary team of  clinicians including doctors, nurses,  physiotherapists, nutritionists, speech  pathologists, and occupational therapists,  collectively known as the Acute Stroke  Team.     The hospital library collection is expected to  provide adequate resources to support all  these specialist areas. Library staff set out to  answer the question:     Does the Central Coast Health Service Library’s  monograph and audiovisual collection, in the  context of all information sources currently  available, adequately meet the information needs  of the multidisciplinary Acute Stroke Teams at  Gosford and Wyong Hospitals, as measured by  subject coverage, and publication age?     The aim of this small project was to  complete an analysis of monograph and  audiovisual items providing information  relevant to the treatment of acute stroke that  are held at the Central Coast Health  Libraries.    Literature Review    The research team conducted database  searches using all locally available  information science and multidisciplinary  databases, including Library and  Information Science Abstracts (LISA),  Emerald, Expanded Academic,  ScienceDirect, and ProQuest 5000. In  addition, researchers hand‐searched several  library science journals: Hypothesis, Health  Information and Libraries Journal, the  Journal of Academic Librarianship and the  Journal of the Medical Library Association.    A combination of the following search terms  was used in the search strategy:    • multidisciplinary  • interdisciplinary  • library (truncated)  • collection development  • collection assessment     Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  5 Initially the literature search also included  the search terms ‘stroke’, ‘cerebrovascular  disease’, and ‘aphasia’.  However when  these terms were combined with either  ‘collection development’ or ‘collection  assessment’, no relevant results were  obtained.    The literature review also revealed a lack of  published material on assessment of a  multidisciplinary collection.  Although there  is a large amount of material in the library  and information science literature on  collection development, the database  searches did not identify any articles that  specifically discussed developing or  assessing a collection to support a  multidisciplinary health team such as the  Acute Stroke Teams.    Jacoby et al. developed a collection  development methodology to assess print  and digital resources for social work.  Jacoby’s research was useful in formulating  the methodology for the Central Coast  Health Service project, because social work  is an interdisciplinary area of practice,  drawing from a wide range of fields. As  such, it was a useful model for collection  assessment in the multidisciplinary clinical  field of acute stroke treatment. Jacoby’s  research team of liaison librarians used a list  of forty‐five Library of Congress subject  headings they selected to reflect the subject  needs of the social work program at their  university. (395)    In their article on interdisciplinary collection  evaluation, Dobson, Kushkowski, and  Gerhard noted that interdisciplinary fields  pose particular problems for collection  evaluation (282).  Because traditional  methods of collection evaluation are based  on tightly focused subject areas, evaluation  methods based on call number analysis may  not be suitable for inter‐ or multidisciplinary  fields. For interdisciplinary collection  analysis, Dobson’s group recommended  using keyword and subject headings to  identify relevant areas of the collection (282).  This use‐centred and materials‐centred  evaluation method was adapted for use by  the CCHS research team.     Chu’s research on librarian‐faculty relations  in collection development provided a  theoretical background on lateral relations,  defined as relationships and communication  “in a horizontal layer of an organisation  between people who do not share the same  vertical hierarchy” (15). This provided a  useful model to describe the library staff’s  interaction with the Acute Stroke Teams  while carrying out this project.    Methods    The research team utilised project  management principles to ensure successful  and timely completion of the project. The  CCHS Library uses a standard project  methodology for all projects.  The  methodology sets out the stages required for  a project, including identification of  fundamental variables (time, cost and  performance); stakeholder analysis; scoping  the project; identifying the project  deliverables; specifying boundaries,  constraints, and anticipated outcomes; and  constructing a work breakdown structure.    Incorporating the project methodology  within the framework of evidence based  librarianship (EBL) added to the value of the  research.  The challenge of mapping the EBL  process to the work breakdown of the  project methodology was worthwhile, in  that it introduced a greater rigour into the  standard project methodology.              Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  6     Standard Project Methodology    Evidence Based Librarianship Framework  Identify and document parameters of the  project.  Formulate an answerable question.  Define the scope of the project and perform a  literature review.  Search the library and information science  literature.  Administer the questionnaire.  Identify the libraries’ holdings on acute  stroke.  Analyse the libraries’ collections.  Identify sources of evidence.  Analyse the results.  Appraise the evidence.  Develop recommendations.  Apply the evidence to everyday practice.  Document and evaluate the methodology.  Evaluate performance.  Disseminate results to colleagues by  preparing a conference presentation or  publishing a paper.   Disseminate the results to other librarians.    Table 1: Standard Project Methodology and EBL Framework        In particular, the evidence based  librarianship process emphasises the  importance of both evaluating performance  and disseminating results. For this reason,  the collection analysis methodology was  documented to facilitate future collection  assessment projects. The methodology was  designed to be replicated and is freely  available to colleagues for evaluation and  dissemination.    The methodology consisted of three main  stages: the literature review described above;  design, administration, and analysis of a  questionnaire to Acute Stroke Team  members; and collection analysis based on a  keyword search of the catalogue.    Questionnaire Design and Administration    A questionnaire was designed and  administered to multidisciplinary Acute  Stroke Team members to obtain qualitative  data on recent information needs and to  assist in determining the required subject  coverage of monographs and audiovisual  items for collection analysis.  Ethics  permission was not required for this project  as it did not involve patients or members of  the public.  The researchers and Acute  Stroke Team leaders agreed that participant  confidentiality was not an issue.    The questionnaire was designed with the  aim of optimising both the response rate  and the usefulness of the information  obtained for analysis. The questionnaire was  kept as succinct as possible, and consisted of  five questions on two pages. The first  question reviewed frequency of monograph  use compared to other information  resources available to the Stroke Team. The  remaining four questions covered recent  information needs of participants, keywords  used by participants for online information  searches of resources recommended by  participants as being useful in the treatment  of acute stroke, and additional comments  from participants.      The questionnaire was discussed and  demonstrated in person to the Acute Stroke  Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  7 Team leaders at both Gosford and Wyong  Hospitals to ensure the willing cooperation  of these key clinicians. Team members  provided participants’ contact details, and  they encouraged the clinicians to participate  in the survey.  Questionnaires were emailed  to team members and follow up email  contact was made with participants,  encouraging completion of the  questionnaire during the second week after  initial distribution. Participants were  encouraged to contact project leaders with  questions about the questionnaire or the  project.     The questionnaire results were compiled  and entered into an Excel spreadsheet for  ease of analysis. The researchers identified  common themes in the responses, and they  made recommendations for both immediate  actions and future initiatives in collection  development.    Collection Analysis    The next stage of the project was to compile  a list of relevant monographs in the  collection using a combination of keywords  identified by library staff and questionnaire  respondents and terms derived from  Medical Subject Headings (MeSH).    The task of identifying items in the  collection relevant to the information needs  of the multidisciplinary Acute Stroke Teams  was challenging. It was not possible to  review the holdings within a targeted  Dewey Decimal Classification range due to  the multidisciplinary nature of acute stroke  diagnosis and treatment. Detailed  examination of bibliographic records in the  catalogue revealed that not all records had  been assigned subject headings. As a result,  the librarian researchers had to rely on  keyword searching to locate relevant items  in the collection. A review of chapter  headings from the identified monographs  prompted the inclusion of a range of  keywords based on symptoms and  treatment of stroke.   Prior to administration of the questionnaire,  CCHS librarians identified items relevant to  acute stroke by using the following  keywords:     • (stroke or cerebrovascular) and  (assessment or diagnosis or imaging or  therapy or treatment or rehabilitation  or recovery or medicine or nursing or  vision or speech or nutrition or  psychology or social or cognition or  movement or paralysis or ataxia)    • hemiplegia    • apraxia    • aphasia    Utilising participants’ responses from the  questionnaire, the following keywords were  later added, increasing the holdings list  considerably:    • (brain and anatomy) or neuroanatomy    • (patient or client) and (education or  training)    Some items retrieved from the searches with  these keywords were not relevant to acute  stroke, and those were not included in the  final holdings list. Subjective decision  making was required to omit these holdings.     Records identified by keyword searches of  the Innovative Millennium catalogue were  exported to an Excel spreadsheet. This was  time consuming, however, the spreadsheet  allowed the librarians a means of providing  feedback to participants regarding holdings  following completion of the questionnaire.  The spreadsheet included the following  information about each item: title, author,  year of publication, barcode number, call  number, and name of holding library.  Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  8 The listed items were reviewed by year of  publication, scope, and subject coverage;  results were compared with the holdings of  other libraries participating in the shared  catalogue. These libraries include several  NSW Health System hospital libraries and a  university library serving the region’s  medical, nursing, and allied health students.    The collection analysis methodology was  documented to facilitate future collection  assessment projects, both within the CCHS  Library and in other libraries.     Results    Questionnaire    In total, 17 questionnaires were distributed  and 10 were returned, giving a response rate  of 58.8%. Questionnaires were returned by  each of the specialty groups in the  multidisciplinary teams except social  workers.    Question 1: Please indicate the type of  information resources you use in relation to  your work with the Acute Stroke Team.  Electronic resources were the resources most  frequently used by participants, followed in  order by print journals, books, interlibrary  loan articles, and audiovisual items. These  results suggested that an online resources  subject guide for neurology on the library’s  intranet site would be a useful tool for the  Acute Stroke Team members.    Question 2: Please describe your information  needs in relation to acute stroke over the last  year. (i.e., specific treatment techniques,  anatomy and physiology, evidence based  studies, refresher information via general  textbooks )     The majority of responses related to the  specialty skills of team members (for  example ’exercises and strategies for  management of dysphasia’ was most  relevant to speech pathologists).  However,  several respondents identified a range of  topics as being of current interest, including  evidence based medicine, anatomy and  physiology, patient education (visual  displays, 3D models, instructor guides), and  current treatment techniques.  One  respondent specifically emphasised that  journals were more useful than books and  that online resources were particularly  useful.  Another respondent stated that  Internet‐based language therapy resources  were of particular interest.        Resources Used  Frequently  Occasionally  Rarely  Never  Electronic resources  8 (80%)  1 (10%)  1 (10%)  0 (0%)  Print journals  6 (60%)  3 (30%)  1 (10%)  0 (0%)  Books  1 (10%)  5 (50%)  4 (40%)  0 (0%)  Audiovisual items  1 (10%)  3 (30%)  4 (40%)  2 (20%)  Interlibrary loan books  0 (0%)  2 (20%)  6 (60%)  2 (20%)  Interlibrary loan  journal articles  1 (10%)  4 (40%)  4 (40%)  1 (10%)    Table 2: Types of information resources used      Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  9 Question 3: When searching for resources (of  any type), what keywords would you  choose?     The selected keywords tended to reflect the  specialty skills of the respondents. Many of  the selected keywords were too specific for  use in a general library catalogue search,  being more valid for use in bibliographic  database searches. This may reflect the  respondents’ most frequently used  information sources (i.e. electronic / print  serials in preference to monographs). More  respondents identified the term ‘stroke’ as a  keyword, as opposed to the MeSH term  ‘cerebrovascular accident’. Additional  keywords and phrases not previously  identified by the project leaders’ pre‐ questionnaire included ‘educational tools’,  ‘design of educational resources’, ‘patient  education’, ‘general anatomy’, ‘physiology’,  and ‘neuroanatomy’.     Question 4: Please list any specific titles  which you feel are valuable in providing  information on acute stroke.    The response to this question was limited,  with almost half of the respondents not  offering a response to this question.  Of  those that did respond, many suggested  titles that were already available in some  format within the library collection.      Question 5: Additional comments    Four additional comments were provided  by respondents, although six of the ten  respondents offered no comments at all.  One respondent thanked the librarians for  their efforts to provide updated stroke  resources. Other comments from  respondents included:    • lack of time to pursue educational / non‐ clinical tasks  • online information resources are most  useful   • journals relating to stroke and nutrition  are most useful    The questionnaire results helped to identify  additional keywords used to analyse the  collection.  Results also demonstrated that  some respondents were not searching the  library catalogue effectively, because they  recommended purchase of some items  already held in the collection.     Librarians developed a feedback package  and distributed it to questionnaire  respondents. The package included a list of  the current holdings identified as relevant to  acute stroke; a summary of the  recommendations obtained from the  questionnaire and collection analyses; and  an education package on searching the  catalogue by keyword and subject headings  specifically tailored to the respondents’  needs.    Collection Analysis     Results of the collection analysis indicated  that the monograph collection provided  broad subject coverage and adequate  currency when compared with other  libraries’ holdings. There was a noticeable  gap in the availability of simple and current  information targeting acute stroke suitable  for use in patient or career education.     Discussion  Use of the questionnaire had several benefits  – education of the recipients about the  subject; promotion of the library as a  valuable resource; and confirmation at a  primary level of the broad or narrower focus  of subject searching and resource use within  the library collection by the Stroke Team.     Originally, the questionnaire was to be  administered face to face with participants  to allow for questions to be answered  Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  10 immediately or to provide basic library  training, if required. However, after meeting  with the Gosford and Wyong Hospitals’  Acute Stroke Team leaders, it was evident  that this would not be practical due to time  restraints on clinicians.  The Team Leaders  indicated that emailing questionnaires was  likely to produce the highest response rate.    The main problem encountered by the  researchers was the clinicians’ lack of time  to complete a questionnaire.  This is an  ongoing problem for librarians undertaking  research with clients working in the health  field.  The small sample size was  determined by the size of the Acute Stroke  Teams.  While this meant that the  researchers were using a sample of  convenience, it gave the project clear  purpose and focus to work with these  multidisciplinary patient‐centred teams and  provided useful information for the library.    Conclusion    Although this was a small project, the  results of the Acute Stroke Team survey and  subsequent collection analysis provided  valuable evidence on collection  development and information needs in the  area of multidisciplinary acute stroke  treatment.  The results indicate that there  was some use of print library resources in  the area of acute stroke treatment, but that  online resources were the preferred format  for information access by this client group.  There was a noticeable gap in the  availability of resources to support patient  education.    The following recommendations arose from  this project for ongoing collection  development in the multidisciplinary area of  acute stroke treatment:    • Continue to purchase the latest editions  of core neurology texts in print format  to maintain the scope and currency of  this part of the collection. It is not  necessary to increase the total number of  print resources.     • Purchase a small number of new titles to  provide simple information to support  patient information and education in the  area of acute stroke.    • Notify Acute Stroke Team members of  new library purchases using an email  notification system and a link on the  Library’s intranet site.    • Review access to print and online  journals that focus on the subject areas  of stroke and neurology, with the aim of  increasing access to online resources.    • Include an online neurology resources  subject guide on the library’s intranet  site.    Conducting this project within the  framework of evidence based librarianship  means that library staff are now confident  their ongoing collection development  decisions regarding acute stroke resources  will be informed by evidence of the target  group’s information needs and preferences.   Although undertaken in a small, specialist  area, relevant to a specific team on the  hospital staff, the collection analysis  methodology was designed to be replicated.  New specialist groups within the client base  of the library will be targeted to repeat the  collection analysis process.     Further evaluation may be possible through  feedback from colleagues who choose to use  the methodology in their own libraries.  Evaluation obtained from the Acute Stroke  Team leaders at Gosford Hospital and  Wyong Hospital indicated that this project  was useful to their teams in increasing  awareness of the library and its services.  They also learned more about the library  Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:2  11 resources available to support clinical  practice in the area of acute stroke.      Acknowledgement    This paper is based on a poster presented at  the 3rd International Evidence Based  Librarianship Conference held in Brisbane,  Australia (October 2005).  Winner of the  QUT Best Poster Award.  See:      Works Cited    Chu, Felix T. ʺLibrarian‐Faculty Relations in  Collection Development.ʺ Journal of  Academic Librarianship 23.1 (1997): 15‐ 20.                                                          Dobson, Cynthia, Jeffrey D. Kushkowski,  and Kristen H. Gerhard. ʺCollection  Evaluation for Interdisciplinary Fields:  A Comprehensive Approach.ʺ Journal of  Academic Librarianship 22.4 (1996): 279‐ 84.    Jacoby, Beth E., Jane Murray, Ina Alterman,   and Penny Welbourne. ʺResource  Selection for an Interdisciplinary Field:  A Methodology.ʺ Journal of the Medical  Library Association 90.4 (Oct. 2002):  393‐99. 4 June 2006  .        http://conferences.alia.org.au/ebl2005/confe http://www.pubmedcentral.gov/picren