Evidence Based Library and Information Practice Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  Evidence Based Library and Information Practice       Article     Addressing the Challenge: Cataloguing Electronic Books in Academic Libraries    Shuzhen Zhao  Bibliographic Services Librarian  Leddy Library, University of Windsor  Windsor, Ontario, Canada  Email: zhaoszf@uwindsor.ca    Wei Zhao  Metadata Librarian   Ontario Council of University Libraries / OCUL  Toronto, Ontario, Canada  Email: w.zhao@utoronto.ca     Received: 14 May 2009          Accepted: 30 Jan. 2010       2010 S. Zhao and W. Zhao. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative  Commons‐Attribution‐Noncommercial‐Share Alike License 2.5 Canada (http://creativecommons.org/licenses/by‐ nc‐sa/2.5/ca/), which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the  original work is properly attributed, not used for commercial purposes, and, if transformed, the resulting work is  redistributed under the same or similar license to this one.    Abstract    Objective ‐ This paper explores the various issues and challenges arising from e‐book  cataloguing experienced at the University of Windsor’s Leddy Library and the Ontario  Council of University Libraries (OCUL).  This discussion uses an evidence based  approach to identify and resolve issues relevant to academic libraries as well as to  consortia.  With the ever rising popularity of e‐books within academic libraries,  cataloguing librarians are actively seeking more effective methods of managing this  new electronic medium, including the development of new cataloguing policies and  procedures.  This paper will explore the various issues and challenges surrounding e‐ book cataloguing and processing within academic libraries, and will identify new  policies and procedures that may be used to effectively assist in e‐book management.     Methods ‐ This paper presents a case study of e‐book cataloguing practices  undertaken by a Canadian academic library and the consortium with which it is  affiliated. Towards this end, the University of Windsor’s Leddy Library will be the  prime focus of this study, with its establishment of a new e‐book MARC records  database.  The research is based on the results of the e‐book MARC project undertaken  by the Leddy Library and the Ontario Council of University Libraries (OCUL).   93 Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  94 Through analysis of various suppliers’ MARC records and the actual implementation  of the e‐book MARC project, the authors developed and evaluated a new approach to  e‐book cataloguing for use in academic libraries.      Results ‐ This practice‐based approach towards the development of a new method of  e‐book cataloguing required continual modification and examination of e‐book MARC  records within the target library.  The Leddy Library’s e‐book MARC project provided  an excellent opportunity to test the library’s existing cataloguing standards and  procedures for print format, while at the same time, identifying related e‐books issues.   The new policies and procedures for e‐book cataloguing that followed were  developed as a direct result of the authors’ cataloguing experiences and the  information gained by examination of other academic libraries’ e‐book cataloguing  processes.  This paper also provides an evaluation regarding the quality of suppliers’  MARC records. Results of this study should serve to increase the efficiency and  effectiveness of cataloguing in academic libraries.    Conclusions ‐  This paper identifies key issues regarding the cataloguing of e‐books in  academic libraries. Throughout, the authors have provided an evidence based  approach.  The hope is that the results will provide a useful framework for other  academic libraries to build upon when developing their respective e‐book cataloguing  databases.  E‐books are effective resources, and academic libraries need to adapt to  this new electronic medium in order to assist patrons in their discovery and usage.    Introduction    Academic libraries have experienced a  dramatic increase in electronic book (e‐book)  purchases since the beginning of the new  millennium. In Canada, this was due in large  part to the formation of consortia, such as the  Canadian Research Knowledge Network  (CRKN) and the Ontario Council of University  Libraries (OCUL).  In addition, the direct  availability of e‐books through book vendors  such as NetLibrary, ebrary, and Coutts now  makes e‐book purchase possible in the form of  “packages.”      An electronic book, or “e‐book,” is the  presentation of electronic files via digital  displays.  Although the term ʺe‐bookʺ implies  “book‐oriented” information, other types of  formats are also displayed on these devices.   E‐book files can come in the form of recorded  units (disks), or they can be downloaded from  digital repositories (including Web sites) to  computers, portable digital assistants (PDAs),  smartphones, and other handheld computers  (Romano, 2009, p. 2).  Most libraries today use  remote access to retrieve the content of e‐ books.  “Remote access involves a connection  to the Internet and an Internet browser to  access the content of an e‐book from a local  area network (LAN) or a remote server”  (Bothmann, 2004, p. 13).  Many publishers and  vendors offer this type of e‐book access using  platforms such as ebrary, MyiLibrary and  Knovel.    The traditional focus of library collections has  been on the acquisition and processing of print  materials, so the transition to e‐books has led  to a new set of challenges for academic  libraries. This includes issues relating to  licensing, purchasing and ownership,  downloading of records, as well as  cataloguing policies and procedures.  Furthermore, e‐book collections are  challenging long‐established library practices  of collecting, organizing, and preserving  information in print format. Worldwide, large  print collections and storage facilities have  been a source of great pride for libraries, and  the size of a library’s collection has been a  mark of a library’s status.  As a result,  cataloguing standards and procedures have  focused primarily on print collections.   Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  These long‐established standards and  procedures do not conform to the unique  characteristics of e‐books, and academic  libraries need to adapt to the new format.    During the past twenty years, digital formats,  such as DVDs and CD‐ROMs have made the  greatest impact on library collections.  “The  reverberations of this impact are still being  felt, and the long‐term consequences for  traditional print book collections are not yet  determined” (Lavoie, 2007, p. 106).  The e‐ book is in its early stages of integration into  academic libraries.  With its advantages of  lower costs, remote access, and ease of use, the  e‐book now plays a more prominent role  within academic environments as a whole.     Increasingly, over the past decade, publishers  and vendors have made their books available  in electronic format.  Publishers often  encourage libraries to buy e‐books by  providing only the electronic format.  Downloading bibliographic records for e‐ books, is therefore a matter of great  importance for academic libraries.  However,  issues have been raised regarding the quality  and number of records necessary for e‐book  format, bibliographic levels, inventory control,  as well as the stability of the links.  These  issues need to be addressed before records are  downloaded into cataloguing systems, since  they affect how academic libraries will  manage their e‐book collections.  Furthermore,  as discovered by the author, academic libraries  currently have inadequate policies for  managing their e‐books.  This article,  therefore, explores these issues while  providing an evidence based approach to e‐ book management.               Literature Review    During the past decade, the information  science literature has focused on the quantity  of electronic materials, their usage,  cataloguing policies, as well as the sharing of  these resources.  Several studies have shown  that the quantity of e‐books within their  collections is very important to academic  libraries. The Primary Research Group’s 2008  study of academic libraries noted a sharp rise   in libraries’ e‐book acquisitions.    Institutions that gave data on e‐book  spending from 2006 to 2008 showed  an increase in spending between 2006  and 2007 from a mean of $19,340 to  $26,290, a 36% increase, while in 2008  mean spending rose to $29,861, a  13.6% increase from 2007. (p. 18)      At the University of Texas, once records were  added to the online catalogue, usage increased  immediately by about 50% over three months’  time (Dillon, 2001, p. 116), Green noted that  after the University of Surrey began e‐book  purchases in 2001, “Feedback from students  was positive, and they reported that they were  keen to use e‐books more.” (2003, p. 55)  Cataloguing policies of academic libraries,  therefore, are instrumental in providing access  to e‐book collections for library users.       Circulation studies of e‐books have focused on  comparisons of usage with their print  counterparts, and also on their usage in  various subject areas.  Dillon at the University  of Texas at Austin, and Ramirez and Gyeszly  from Texas A&M University, examined usage  reports for e‐books at their respective  universities as well as those of larger consortia  collections; namely, the Amigos netLibrary  and the Texas State Library collections.  Both  studies found that e‐books in the subject areas  of computer science, economics, and business  received higher usage than those of other  subject areas.  Their research also discovered  that these results were consistent across the  various collections (Williams & Best, 2006, p.  475).      In 2006, the University of Bedfordshire  surveyed the cataloguing of e‐books in the  U.K.’s higher education libraries. In Belanger’s  report of that survey she noted that there was  “widespread consensus that bibliographic  records for e‐books should be integrated into  library OPACs to assist users in resources  discovery and access” (2007, p. 204).  “It is  essential to include the e‐book details and  URL links in the library catalogue to make it  easy for students to identify which titles are   95 Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  available as e‐books” (Belanger, 2007, p. 204).      As academic libraries spend most of their  acquisition budgets on electronic resources, it  is understandable that the focus of literature  has been on the evaluation of their usage and  implementation. Electronic resource  management is also important, however,  because it impacts on libraries’ processing  activities and workflow.  The resulting new  policies affect library services, such as OPAC  displays.  Librarians currently have  insufficient access to bibliographic standards  to support e‐book cataloguing in comparison  with standards and guidelines available for  materials in their print collections. The Anglo‐ American Cataloguing Rules’  (http://www.aacr2.org/) treatment of e‐ resources is still in need of revision (JISC,  2003).  This is further supported by evidence  from OCUL’s experience, which suggests e‐ book cataloguing is still a nascent field.  There  remain several issues to be considered, such as  cataloguing rules, implementation of separate  catalogue records, and the quality of  suppliers’ records.  The standards for  managing electronic collections appear to be  evolving more slowly than the resources  themselves.  Due to the ever‐changing format  of e‐books, it is not surprising that their  bibliographic implications have not yet been  fully examined.  In lieu of formal standards for  cataloguing e‐books, it is essential to provide  some guidelines.         Aims    This paper investigates current issues  regarding vendor‐supplied MARC records  and the cataloguing of e‐books at the  University of Windsor’s Leddy Library and at  OCUL. Through the authors’ analysis of these  records, they explore various policies and  procedures for e‐book cataloguing within  academic libraries. The purpose of this study  is to develop recommendations to improve the  cataloguing of e‐books in order to assist in  their management. It is through improved e‐ book cataloguing, that librarians can begin to  resolve many of the problems arising from this  new resource.  This paper emphasizes the  importance of e‐book cataloguing and its  management.    Context    OCUL is a consortium comprised of 21  university libraries within the province of  Ontario, Canada. As a consortium, OCUL is a  recognized leader provincially, nationally, and  internationally, in the collaborative  development and delivery of outstanding and  innovative library services.  The member  libraries cooperate to enhance information  services through resource sharing, collective  purchasing, and document delivery, as well as  many other related activities (OCUL, 2010).  OCUL has recently developed its own e‐book  platform for use by member libraries in order  to provide more efficient access to e‐books.  Since 2007 OCUL has licensed e‐books for  uploading to the e‐book project platform.  The  objective of this project is to implement a  locally installed, managed, and operated e‐ book system. On January 9, 2008, OCUL  announced the selection of ebrary as the  official platform for e‐books, available for use  by all Ontario universities and colleges.  Later  that same year, on September 18, 2008, OCUL  announced the “preview release” of this new  e‐book service.  This platform includes over  130,000 digitized books from various  publishers, including: Elsevier, Cambridge,  Oxford, Taylor and Francis, Gibson, and the  Internet Archive Collection.     The University of Windsor’s Leddy Library is  one of OCUL’s 21 member libraries that  actively participate in OCUL’s licensing of e‐ books. The Leddy Library uses OCUL’s  platform, in conjunction with its own local e‐ book database, to access e‐book content from  such publishers as Cambridge University  Press, Oxford University Press, and Taylor  and Francis.  In the future, the Leddy Library  will use OCUL’s wiki to retrieve these MARC  records, eliminating duplication in its  cataloguing database.  Furthermore, the Leddy  Library hopes to use OCUL’s e‐book records,  along with those of other publishers, in its  local cataloguing database on a permanent  basis. This would eliminate the need for  96 Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  cataloguing e‐books individually and provide  a more efficient method of e‐book processing.    The Leddy Library also participates in OCUL’s  e‐book forum where staff members discuss  issues regarding e‐book cataloguing, metadata  standards, policies, and procedures. The  library created a link on its Web site for  OCUL’s e‐book packages, and the OCUL  Scholars Portal Web site added a link in  October, 2009.     Methods     This paper presents a case study of e‐book  cataloguing practices undertaken by one  Canadian academic library in conjunction with  the consortium with which it is affiliated.   Towards this end, the University of Windsor’s  Leddy Library is the prime focus of this study,  with a project to establish an e‐book MARC  records database.  This paper is based on the  results of the e‐book MARC projects  undertaken by the Leddy Library and OCUL  respectively.  Through their analysis of  various suppliers’ MARC records and their  involvement with the actual implementation  of the e‐book MARC project, the authors  attempted to discover a more effective method  of e‐book cataloguing.  Because creating e‐ book MARC records within academic libraries  is a relatively new practice, and in order to  assist them in building up their e‐book  cataloguing database, the authors used an  interpretive, participative approach so as to  provide evidence for e‐book cataloguing.  Due  to the lack of e‐book cataloguing guidelines,  the project utilized a comparative approach  when analyzing the unique fields in e‐book  MARC records.  The method selected for  cataloguing e‐books directly impacts library  patrons’ ability to discover and access e‐books.   Therefore, the authors relied on their  knowledge, as well as the unique  characteristics of e‐books, to identify issues  surrounding the cataloguing of e‐books, and  to develop policies and procedures for future  practice.            E‐Book Cataloging Practices at the University  of Windsor’s Leddy Library    The University of Windsor’s Leddy Library  began purchasing e‐books at the beginning of  the new millennium.  The library has since  expanded its collection, utilizing platforms  such as ebrary and MyiLibrary, while also  acquiring packages from Springer, Oxford  University Press, Cambridge University Press,  Taylor and Francis, and EEBO (Early English  Books Online).  Currently, the Leddy Library  provides access to over 110,000 e‐books that  patrons can readily access through the  library’s catalogue.  Future plans involve  purchasing more e‐books through consortia  arrangements. According to a survey  conducted in 2007 (Zhao), increasing numbers  of students and faculty members prefer using  e‐books over their print counterparts. In spite  of the increase in e‐book collections and usage,  there are no current guidelines regarding the  management of e‐book collections in academic  libraries.     E‐books are available through a variety of  packages that can be purchased or licensed  from various suppliers using different  platforms.  Each package has different  standards for its MARC records, affecting the  quality of overall cataloguing.  In 2007, the  Leddy Library initially downloaded  individual title records into its Voyager  catalogue database for every e‐book title  within the various packages.  Prior to  downloading these records, there had been  considerable discussion regarding the  “establishment” of e‐book MARC records in  the local catalogue database.  Questions arose  regarding whether to use single or multiple  records when a print record for the electronic  title already existed, and whether to download  records in batches or individually. There were  also questions about which unique MARC  fields should be used for e‐books.  All of these  issues have a direct impact on the  establishment of an e‐book database and are  discussed below.        97 Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  Problems and Issues     Quality of Suppliers’ MARC Records     The quality of suppliers’ MARC records is the  most important issue to consider when  establishing a cataloguing database.  To obtain  MARC records, there are two sources:  the  publishers and the vendors.  Every e‐book  package is unique, and each comes with its  own licensing terms and viewing restrictions.   For example, MyiLibrary restricts the number  of simultaneous users for e‐books, while  ebrary does not.  The quality, format, and  functionality of MARC records also varies  from package to package.  There are a number  of issues that need to be addressed regarding  suppliers’ e‐book MARC records including LC  subjects, URL stability, added entry fields, and  punctuation.  Listed below are the various  suppliers of MARC records and the issues  affecting the quality of their records.    Springer:       The Springer MARC21 records of  today are basic records that are  generated using Springer metadata.  As a result, the tags or fields within  each record can be populated with  accurate information directly from the  publisher. . . . Field 650 contains  internal Springer subject  classifications, the same exact  classifications used by  SpringerLink.com . . . We have also  included the Library of Congress  subject headings in our 650 Field.  (Springer Link)      Between the years 2005 and 2008, Springer  made ʺbriefʺ MARC records available for their  e‐books through their Web site. The Leddy  Library decided to download the brief e‐book  records as a cost saving measure to avoid  record usage fees.  However, librarians  discovered those brief records contained URLs  pointing to SpringerLink (dx.doi.org), and that  those MARC records were not updated  regularly.  Therefore, while it was beneficial  for their patrons to have linked access to these  e‐books, these brief records were inadequate  for Leddy Library’s cataloguing database.   Appendix 1 provides an example of a  SpringerLink e‐book MARC record. One major  problem encountered was the lack of  authorized subject headings, the essential  finding aids for users searching an OPAC.   Below is a summary of problems discovered  while analyzing a sample of ten random  MARC records from SpringerLink’s Web site.      • The 008 tag was incomplete (e.g.,  missing publication location or  bibliographic reference).  • All nouns were capitalized in the 245,  440, and 490 fields of all 10 records.  • Punctuation did not conform to the  International Standard Bibliographic  Description (ISBD).   • Name authorities were in German for  4 of the 10 records.  • The 300 fields were incomplete.  • Subject headings were general, with  variations in spelling. Sometimes the  headings used illegal terms as subject  headings (when compared to OCLC  records which had more complete  subject headings).     • Springer MARC records used UTF‐8  as their character coding scheme.    MyiLibrary:  MyiLibrary is the platform used  by Coutts Library Services.  As a vendor,  Coutts provides e‐books with their MARC  records to subscribing libraries.  The authors’  analysis of Coutts’ MARC records revealed  that the quality of these records is superior to  that of other publishers.  This is because  MyiLibrary contains comprehensive  bibliographic information for every e‐book  available on its platform.  Data elements  include:  access fields, publication information,  description, subject, and call number. The  University of Windsor’s Leddy Library  purchases e‐books from MyiLibrary as  individual orders without extra charges for the  MARC records.  These records contain URLs  pointing to MyiLibrary  (http://www.myilibrary.com/). The records  require only minor adjustments to the  subfields to reflect Leddy’s local information.  98 Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  Appendix 2 provides an example of a  MyiLibrary e‐book MARC record.    ebrary:   On January 6, 2009, ebrary announced,  “Customers can now immediately upload free  MARC records for individual titles they  purchase as well as e‐books.” (Wagner, 2009)   ebrary offers an “on‐demand” feature which  allows its subscribers to download MARC  records from all packages purchased.   Subscribers can make additions to their e‐book  collections from previously purchased  packages, with no restrictions at any time, by  providing their MARC records in both  increments and complete record sets.   Furthermore, to simplify downloading,  complete MARC records are now available  from ebrary’s extranet site in batches of 5,000  in a single ZIP file.  These new MARC features  make it easier for subscribers to manage their  MARC records, while enabling them to  download large batches at the same time.  As a  result of these enhanced features, OCUL  selected the ebrary platform to host over  100,000 e‐books locally.  Complete academic  packages, such as those offered by Taylor and  Francis or Oxford University Press will soon  become available on ebrary’s platform,  allowing the Leddy Library’s patrons to access   these ebrary full‐text e‐books via OCUL.              Alexander Street Press and Adam Matthew Press  Digital: Alexander Street Press is one of the  leading publishers of scholarly databases in  the arts, humanities, and social sciences.  The  Adam Matthew Digital Collections offer rare  sources for the humanities and social sciences.   The records of Alexander Street Press and  Adam Matthew Press Digital contain URLs  pointing to their own respective Web sites.   Due to electronic reproduction, the MARC  records from these two publishers are very  general, especially for description fields,  although the URLs of both are quite stable.  The University of Windsor’s Leddy Library  has had access to both of these publishers’ e‐ books since 2008.    Implementation of Separate Catalogue Records    The initial problem encountered when   cataloguing e‐books is to decide whether to  create separate records for each format of the  same title.  For example, when the library  already has the print copy of the electronic  title, should it simply add the URL for the  electronic version to their existing record for  the print title?  The guidelines of both OCLC  and the Library of Congress suggest the use of  separate records, but stress that their  recommendations are not binding (Weitz,  2009).  “Practice for this has not yet been  widely established by academic libraries and  the situation at the time was that libraries  made their own local choices in this matter”  (Gravett, 2006, p. 203).  There are a number of  factors to consider when making the choice  between single and separate records.    Single records      • Have the advantage of reducing  the number of places in the  OPAC where users have to look  when a book exists in various  formats  • Can be more cost‐effective, by  adding detailed information for  e‐books to existing records when  no vendor‐supplied records are  available  • Are a disadvantage if changes  need to be made to the records   (e.g., the library’s subscription to  an electronic title is cancelled). It  can be more time consuming to  delete the relevant fields from a  single record rather than  removing an entire record from  cataloguing.  • Are a disadvantage if users wish  to limit their search by format    Separate records    • Enable users to retrieve only e‐books, if  they wish  • Can save libraries a great deal of time  when dealing with large collections from  packages such as EEBO, ebrary, and other  products, because they can do “batch”  downloading of MARC records to their  99 Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  catalogues without consideration as to  whether there is duplication of titles  within the existing database  • Can ensure more timely access to various  collections  • Are easier to maintain when updating  information    After careful examination and discussion of all  of these issues, as well as reviewing the  procedures used by other academic libraries,  the Leddy Library chose to use the “separate  record” rule for its e‐books.     Bibliographic Level    The Leddy Library purchases e‐book packages  through consortia such as the Canadian  Research Knowledge Network (CRKN) and  OCUL, or directly from publishers and book  venders.  During the cataloguing process, the  authors discovered that many suppliers’  records did not use the same bibliographic  level as the Leddy Library. For example,  MyiLibrary records included a higher level of  detail, as compared to those of SpringerLink,  whose records contained only “basic level”  bibliographic information.  The bibliographic  level used in MARC records is important, as  the type of information contained within these  records directs patrons to the resources they  need when researching and referencing their  research papers.  Therefore, the higher the  level of bibliographic detail, the easier it is for  patrons to utilize the cataloguing database as a  research tool.  The bibliographic level used in  the catalog must be standardized and based  on cataloguing standards and policies.  If  different bibliographic levels are used within  the same cataloguing database, the results will  be confusing for both patrons as well as  library staff.      In light of the backlog of e‐books, and after  exploring the cataloguing practices used by  other universities, the Leddy Library decided  to use suppliers’ records for their e‐book  database, which they then adjusted by adding  the necessary fields.  In conclusion, if suppliers  offered records with higher levels of  bibliographic information, it would enable  libraries to maintain consistency in their  cataloguing more efficiently and effectively.   This would not only be beneficial to the  library’s users, but also to the publishers and  vendors with regards to the sale of their  packages.        Individual Purchases vs. Package Purchases     While most of their e‐books were purchased as  “packages,” the Leddy Library often found it  necessary to order e‐books individually, as  certain titles were not available within these  packages.  However, this often caused  duplication of electronic records when  individual titles already held at the Leddy  Library were found within these package  purchases.  As a result of this duplication of  electronic records, it was necessary to delete  many titles of the same format.      The Leddy Library had originally chosen to  use “single records” as its policy for  individual purchases of e‐books, by simply  updating the existing print record and adding  the necessary information to allow for  electronic format. After discovering that this  single record rule was not the norm among  other libraries, and because this decision  violated the “separate record” rule established  later in their library, Leddy decided to limit  the use of “separate records” for their future  individual purchases of e‐books.       Inventory Control for E‐books     In January, 2009, the Canadian Research  Knowledge Network (CRKN) announced to  its subscribers, that Taylor and Francis was  eliminating 279 of the e‐books from CRKN’s  licensed collection, because the authors of  those works had withdrawn electronic rights.   To compensate for this, Taylor and Francis  replaced these titles with 349 new e‐books;  representing 25% more content than was  originally lost.  In addition, the Canadian  Reference Centre removed 679 e‐books from  its cataloguing database, and other suppliers  disconnected their e‐books from their  subscribers’ OPACs without explanation.   Adding to the problem was that many of the  100 Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  libraries’ licensed collections had to be  withdrawn due to budget constraints and  cutbacks. All of these issues directly impacted  e‐book inventory, their stability, and  ultimately, their usage.    Inventory control for e‐books remains a critical  issue for both libraries and publishers alike.   Other inventory related issues such as  duplication, withdrawing of records, URL  status, and holdings, also need to be  addressed.  However, since many activities  associated with acquiring and activating e‐ books are substantially different from those  for print materials, inventory of e‐books is  difficult to manage.      Cataloguing Policy and Procedures      Policy    The Leddy Library has established several  new policies to assist patrons in using the  library’s e‐book collections, while at the same  time improving its cataloguing, processing,  and management. Initially, the standard fields  used for monographs were utilized for e‐book  MARC records.  Special fields were added to  reflect the unique characteristics of e‐books,  such as searchable fields 099 (value=online),  710 (value=name of platform or publisher), 538  (System Details Note), and 856 (Electronic  Location and Access)  $uhttp://ezproxy.uwindsor.ca/login?url=...    These changes made it possible for e‐book  titles, with their respective publishers, to be  retrieved automatically by users and library  staff alike.      After the integration of e‐books into the  Voyager cataloguing system, many similarities  were discovered within the electronic  packages and the traditional collections. For  example, some of the packages, such as ECO  (Early Canadiana Online) and EEBO were  simply electronic reproductions of titles that  already existed in the cataloguing database in  other formats.  When establishing new policies  and procedures for the cataloguing of e‐books,  consideration was given regarding the  decision to create single or separate records for  these diverse formats.  After much  consideration given to the issues already  discussed above, as well as those issues  relating to time, cost and stability of the e‐ book records, the Leddy Library decided to  use separate records for each format, as noted  earlier.  Due to the nature of e‐books, the  library staff decided that no item records were  necessary, and that only bibliographic and  holdings records were needed for the  cataloguing database.            Procedures      The knowledge gained by the e‐book project  and observations of other libraries’ practices  resulted in the development of these  procedures for importing e‐books:    1. Before importing    a. Batch edit the MARC record using  MarcEdit software.  b. Batch process records using the  MARC functions mnemonic  format and MARC.   c. Check MARC fields and their  character sets using cataloguing  standards.  d. Split files, if they are too large  (more than 10,000 records in a  file).  e. Add and delete fields as  necessary.     2. Importing    a. Check all MARC fields, especially  1XX, 650, 7XX, as well as   punctuation and indicators.    b. Create authority records, if  necessary.   c. Always test the URL link field.  d. Establish holdings records.  e. Do not create item records     3. After importing    a. Check these records for  accessibility.   101 Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  b. Contact platforms or publishers, if  the record has problems with the  URL.      As mentioned earlier, many suppliers provide  MARC records for their e‐book packages.  This  is beneficial for libraries, as it saves them time  when editing and upgrading records, rather  than cataloguing these records manually.   However the provision of “basic level” records  from a number of suppliers leads to a range of  problems that these new policies and  procedures mitigate.     Conclusions and Recommendations    Academic libraries have been purchasing  more electronic material than traditional print  resources.  As a result, electronic resources  have received priority within academic  libraries during the past decade.  However,  the move to electronic collections has raised a  number of issues for those involved in  cataloguing and importing e‐books.  By  tackling the challenges discussed in this paper,  academic libraries can assist in the promotion  of e‐books within the academic environment  as tools for teaching and learning.  They can  also facilitate their discovery and delivery  within library systems and services. Hence,  establishing standard practices for e‐book  cataloguing is essential for academic libraries  in order to direct patrons to their electronic  collections.      Establishing e‐book cataloguing policies and  procedures is an important aspect of  providing better services to patrons. Libraries  need to create e‐book cataloguing standards in  order to keep records consistent, as their  adherence ensures uniform description of  resources. This will assist their patrons in  using e‐books, while at the same time helping  academic libraries manage their cataloguing  databases.     E‐books within academic libraries still pose  many challenges, such as availability, quality,  downloading, and cataloguing.  As a result of  the e‐book projects undertaken by the  University of Windsor’s Leddy Library and  OCUL, each institution established its own set  of e‐book cataloguing policies and procedures.  Together they have established the foundation  for other academic libraries to build upon  when developing their own e‐book  cataloguing databases, and increasing the  usefulness of e‐books within these academic  libraries.    References     Bothmann, R. (2004). Cataloging electronic  books. Library Resources & Technical  Services, 48(1), 12‐19.    Belanger, J. (2007). Cataloguing e‐books in UK  higher education libraries: Report of a  survey. Program Electronic Library and  Information Systems 41(3), 204.    Dillon, D. (2001). E‐books: The University of  Texas experience, part 1. Library Hi‐Tech,  19(2), 113–124.    Green, K. (2003). Introducing e‐books at the  University of Surrey. SCONUL Newsletter,  29, 54‐56.    Gravett, K. (2006). The cataloguing of e‐books  at the University of Surrey. Serials, 19(3),  202‐207.    Joint Information Systems Committee. (2003).  Promoting the uptake of e‐books in higher and  further education. Retrieved 23 Feb. 2010  from   http://www.jisc.ac.uk/uploaded_docume nts/Promotingebooksreportb.pdf    Lavoie, B. F., Connaway, L. S., and O’Neill, E.  I. (2007). Mapping WorldCat’s digital  landscape. Library Resources & Technical  Services, 51(2), 106‐115.    MyiLibrary. (n.d.)  E‐content for libraries.  Retrieved 23 Feb. 2010 from  http://www.MyiLibrary.com/?404=Y    OCUL, Ontario Council of University  Libraries. (2010). What is OCUL?  102 http://www.jisc.ac.uk/uploaded_documents/Promotingebooksreportb.pdf http://www.jisc.ac.uk/uploaded_documents/Promotingebooksreportb.pdf http://www.myilibrary.com/?404=Y Evidence Based Library and Information Practice 2010, 5.1  103 Retrieved 23 Feb. 2010 from  http://www.ocul.on.ca    Primary Research Group Inc. (2008). Library  use of e‐books (2008‐09 ed.).  New York:  Primary Research Group Inc.    Romano, Frank. (2009). E‐books and the  challenge of preservation. Retrieved 23 Feb.  2010 from    http://www.digitalpreservation.gov/librar y/docs/es_e‐books.pdf      SpringerLink. MARC Record. Retrieved 9 Jan.  2009 from      http://www.springer.com/e‐ content/ebooks    Wagner, T. (6 Jan. 2009). ebrary announces on‐ demand MARC records.  Retrieved 23 Feb.  2010 from  http://www.ebrary.com/corp/newspdf/eb rary_MARC.pdf;jsessionid=MIIAAINAK LAD    Weitz, J. (11 July 2006). Cataloguing electronic  resources: OCLC‐MARC coding guidelines.  Retrieved 23 Feb. 2010 from  http://www.oclc.org/support/documentat ion/worldcat/cataloging/electronicresourc es/    Williams, K. C., & Best, R. (2006). E‐book  usage and the Choice outstanding  academic book list: Is there a correlation?  Journal of Academic Librarianship, 32(5),  474‐478.    Zhao, S. (2007). Influence of new reading  behaviour for academic libraries: A  survey of electronic materials and print  materials for library users. IASL 2007  Conference Proceedings. IASL Conference,  16th ‐20th July 2007. National Taiwan  Normal University, Taipei, Taiwan.              Acknowledgements:    The authors would like to acknowledge the  contributions of Victoria Kosnik, whose  editing skills and knowledge assisted greatly  in the publication of this paper.  Victoria  works with Government Documents at the  University of Windsor’s Leddy Library. http://www.ocul.on.ca/ http://www.digitalpreservation.gov/library/docs/es_e-books.pdf http://www.digitalpreservation.gov/library/docs/es_e-books.pdf http://www.springer.com/e-content/ebooks http://www.springer.com/e-content/ebooks http://www.ebrary.com/corp/newspdf/ebrary_MARC.pdf;jsessionid=MIIAAINAKLAD http://www.ebrary.com/corp/newspdf/ebrary_MARC.pdf;jsessionid=MIIAAINAKLAD http://www.ebrary.com/corp/newspdf/ebrary_MARC.pdf;jsessionid=MIIAAINAKLAD http://www.oclc.org/support/documentation/worldcat/cataloging/electronicresources/ http://www.oclc.org/support/documentation/worldcat/cataloging/electronicresources/ http://www.oclc.org/support/documentation/worldcat/cataloging/electronicresources/