Microsoft Word - ES_Haddow.doc Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:4  57 Evidence Based Library and Information Practice       Evidence Summary    Open Access Pricing Models would Reduce Journal Expenditure at Most Colleges and  Universities    A review of:  Walters, William H. “Institutional Journal Costs in an Open Access Environment.” Journal of the  American Society for Information Science and Technology 58.1 (2007): 108‐20.      Reviewed by:  Gaby Haddow  Divisional Librarian, Humanities, University Library, Curtin University of Technology  Perth, Western Australia, Australia  E‐mail: G.Haddow@curtin.edu.au      Received: 31 August 2007      Accepted: 19 October 2007      © 2007 Haddow. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons  Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use,  distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.      Abstract    Objective – To determine journal  expenditure at nine colleges and universities  using three pricing models, and to  investigate the impact of an open access  pricing model on journal costs according to  institution type.    Design – Cost analysis of three pricing  models for journals.    Setting – Nine college and university  libraries in the United States.    Subjects – 349 journal titles indexed by the  Science Citation Index from four subject fields  (general biology, cell biology, organic  chemistry, and applied physics).     Methods – Institutions included in the  study were selected from America’s Best  Colleges (2004) on the basis of type of  institution and quality ratings. Stratified  sampling was used to randomly select an  institution from the top 25% (Tier 1) and  bottom 25% (Tier 4) from four institutional  categories (doctoral national universities,  master’s universities, bachelor’s liberal arts  colleges, and bachelor’s comprehensive  colleges). An additional institution was  selected from Tier 1 of the doctoral  universities category to ensure both a large  and small institution was represented in the  sample.    Institutional access to the 349 journals was  determined by searching the nine  institutions’ library catalogues between  August and October 2004. Print, online and  mailto:Haddow@curtin.edu.au http://creativecommons.org/licenses/by/2.0 Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:4  58 combined print/online access was identified  for each title at each institution.    A component of the pricing models (below)  included costs incurred when academics at  the institutions published articles in some  journals. To arrive at an estimate of these  fees, articles published by authors at each  institution were identified in the journal  titles. All articles in the 349 titles by staff  (first author only) at the nine institutions  were costed at the lowest rate listed and  assigned as journal expenditure for the  institution.    The cost analysis of institutional journal  expenditure at each institution was  conducted using three pricing models:    1. A conventional subscription model.  Journal expenditure was calculated from  four elements: individual title subscriptions;  online journal collection costs; online journal  aggregator costs; and  submission/publication fees. These costs  were determined from: online information  about journal subscription prices; estimating  a proportion of journal collection and  aggregator databases costs; and page  charges, publication and submission fees for  authors from the institution.    2. An open access publishing model based on the  Public Library of Science (PLoS) pricing model.  Two costs comprised the open access  publishing model: publication fees and print  title subscriptions. Publishing fees were  calculated from determining the average  number of articles published by authors  from an institution in one year. This number  was then multiplied by $1,500 – the rate  charged by PLoS in 2005. The second  component was the cost of existing  subscriptions to print titles, on the  assumption that libraries will continue these  subscriptions despite receiving online access  to them. Print titles were costed at $160 per  subscription.  3. An equal revenue open access model (designed  by the researcher to allow for the assumption  that publishers considering taking up the PLoS  model would not accept a reduction in revenue).  If the PLoS model was implemented across  the 349 titles, a substantial reduction in  revenue to publishers would occur.  Therefore, a multiplier was calculated for  each subject area by dividing the aggregate  amount (in the conventional model) paid for  journals in a subject area by the amount  paid under the PLoS model. The multiplier  was then applied to the PLoS title cost. An  adjustment was also made to reduce the  effects of the non‐representative sample of  institutions.     Main results – The conventional pricing  model calculations indicate that the  association between journal expenditure  and library size is stronger than the  association between journal expenditure  and type of institution. However, type of  institution is a factor in journal expenditure  with doctoral universities’ expenditure  much higher than that of other types of  institutions. No associations or trends were  found when comparing journal expenditure  across institutions for the four subject fields.     Under the PLoS pricing model, journal  expenditure at all nine institutions would be  substantially reduced. If this model was  adopted by all publishers they would  receive only 15% of the total amount  expended on journals by the institutions  under the conventional pricing model. The  PLoS model would affect institutions’  proportion of total expenditure, with  doctoral universities paying 96% of journal  expenditure compared with 86% under the  conventional model. This result is directly  related to publishing activities at institutions.  Large research universities, where staff  publish at higher rates, would pay a  proportionally higher amount of the total  expenditure than other types of institutions,  where publishing activity is low.   Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:4  59 The equal revenue model, when compared  with the conventional model, would  provide substantial reductions in journal  expenditure for seven of the institutions.  However, under this model the largest  doctoral university would see an increase in  journal expenditure of 337% from  conventional model expenditure: an  increase primarily due to the higher  publishing activity at the university.  Institutions with low publishing activity and  least print subscriptions would see the  greatest reductions in expenditure if  publishers moved from the conventional  model to the equal revenue model.    Up to 90% of American colleges would see a  reduction in journal expenditure if  publishers adopted the PLoS or the equal  revenue pricing models.    Conclusion – Most colleges and universities  are consumers rather than producers of  scholarly literature and, therefore, a shift  from the conventional subscription model to  a model based on publication activity will  reduce their proportion of total expenditure.  On the other hand, large research  universities will see an increase in their  expenditure as a proportion of total journal  costs.    Given the cost savings and the access to  journals, a pricing model such as the PLoS  would benefit most colleges and universities.  In turn, under this model revenues to  publishers would be reduced substantially.    The equal revenue model would benefit the  majority of colleges and universities by  increasing their access to journal titles while  reducing their journal expenditure. For  example, a master’s university journal  holdings could increase up to ten times with  expenditure reduced by between 20–60%.  Large research universities, however, would  see an increase in journal expenditure for  very few additional journal titles.   Commentary    This study investigates the impact of open  access journal pricing models on journal  expenditure at nine American colleges and  universities. Open access pricing models are  currently operating for a number of journal  collections, including Public Library of Science  and BioMed Central, and shift the cost of  institutional journal access from one based  on subscriptions to an author‐pays model.  The findings of the study will provide some  useful information for college and  university librarians considering taking up  an open access journal collection.    To conduct the study, the researcher  required a defined journal set and  institutions for the sample. While the journal  sample is clearly described and justified, the  sample size is small as a proportion of all  colleges and universities in the United States.  Only nine, from over 1,300, colleges and  universities were included in the sample.  Although the equal revenue pricing model  applies a multiplier that adjusts for  institutional representation in the sample,  the researcher acknowledges sample size as  a limitation to making generalisations.  However, given the extensive data  collection activities involved in the study,  the researcher’s decision to limit the sample  to nine institutions is understandable;  although it means associations and trends  are discussed, rather than statistically  significant findings.    The methods used to calculate journal  expenditure at the nine institutions, across  four subject fields, and for three pricing  models are highly complex. This is  particularly true for the equal revenue  model. It should be noted that since the  study was conducted PLoS has substantially  increased its fees, which in turn will affect  results for the PLoS and equal revenue  models. However, the assumptions made in  designing the pricing models are sound and  Evidence Based Library and Information Practice 2007, 2:4  60 the study’s results assist the reader  comprehend the methodological  complexities.    An earlier study at Cornell University  (Davis) found the majority of ARL  institutions would pay more in journal  expenditure under an open access model  than the conventional subscription model.  This study was criticised on a number of  fronts, including: setting the lower level  publishing fee too high; and assuming  science and humanities journals would  incur the same average costs. Walters’ set  lower publishing fees when calculating for  the PLoS model and included some print  subscription costs. These adjustments, and  the pragmatic approach taken by Walters in  his equal revenue model, contribute to the  argument that open access publishing  models are advantageous for many  institutions and result in an alternative  conclusion to the Cornell study. Clearly, the  methods used to measure journal  expenditure in an open access publishing  environment can greatly affect results.  Unless there is a consistent application of  methods, the profession will find it difficult  to draw conclusions from study findings.    Several suggestions for further research are  made by the author, including research  using a larger sample of institutions and an  examination of the sustainability of different  pricing models from a publisher’s  perspective. A study of publishers may raise  some interesting issues for discussion, but  based on the current range of pricing  models used by publishers, it is doubtful  whether the findings would provide greater  clarity about the future. The author also  notes a number of broader questions to  address. These range from scholarly  communication issues, such as the effect of  pricing models on publishers’ acceptance  rates, to budgetary considerations, such as  shifts in institutional expenditure on  journals.   This study contributes to our knowledge of  how open access pricing models might  impact on institutional expenditure on  journals and raises important issues to  consider as consequences of open access  publishing. While the methods used in the  study are complex and involve extensive  data collection activities, further research  incorporating more institutions would be of  great value. However, at the heart of the  debate about open access publishing is an  important question – which pricing models  are publishers seriously thinking about?       Works Cited    Davis, Philip M. Calculating the Cost per  Article in the Current Subscription  Model. 2004.  13 Nov. 2007  .    http://hdl.handle.net/1813/236