Evidence Based Library and Information Practice Evidence Based Library and Information Practice 2009, 4.4  Evidence Based Library and Information Practice       Evidence Summary    A List of Best Practices That May Improve the Use of Telephone Interviews During the  Recruitment Process    A Review of:  Engel, Debra, and Sarah Robbins. ʺTelephone Interviewing Practices within Academic Libraries.ʺ  Journal of Academic Librarianship 35.2 (2009): 143‐51.    Reviewed by:  David Herron  Scholarly Developer  Karolinska Institutet University Library  Stockholm, Sweden  Email: david.herron@ki.se    Lotta Haglund  Head of Information and Public Relations  Karolinska Institutet University Library  Stockholm, Sweden  Email: lotta.haglund@ki.se    Received: 08 September 2009        Accepted: 06 November 2009      © 2009 Herron and Haglund. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative  Commons Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use,  distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.    Objective – To investigate the use of  telephone interviews in academic libraries and  identify best practices when conducting  telephone interviews.    Design – Survey and open‐ended questions.    Setting – Academic libraries in the United  States.     Subjects – Academic institutional members of  the Association of Research Libraries.    Methods – A fifteen‐item survey (Appendix  A, 150) concerning telephone interviewing  practice was sent to 112 institutional members  of the Association of Research Libraries (ARL).  The survey contained multiple choice‐type  questions as well as open‐ended questions.    Main Results – The response rate was 66% (74  of 112 research libraries; 56 public institutions  and 17 private). Of the respondents, 90% used  telephone interviews to screen applicants for  professional positions (ranging from  occasionally to always) and only 10% never  used telephone interviews. The main reason  for holding telephone interviews was to  “screen candidates in order to narrow the  pool of applicants who will be invited for in‐ 81 mailto:david.herron@ki.se mailto:lotta.haglund@ki.se Evidence Based Library and Information Practice 2009, 4.4  person interviews” (146). Other reasons given  included minimizing expenses involved in  interviewing out‐of‐town candidates (39%  respondents), shortening the length of time to  complete the search process (27%) and  meeting library or campus hiring  requirements (3%).    On average, the majority of libraries (51%)  hired between 2‐4 professional positions each  year. For each open professional position, the  number of candidates telephone‐interviewed  varied from less than 3 to 9 depending on  library and position.    Interviews typically lasted between 16 and 45  minutes (77% respondents) with all the search  committee members (staff involved in the  recruitment process) being present (75%) and  taking turns to ask questions to the candidates  (90%). Questions were most often the same for  all candidates applying for a particular  position (91%) and candidates were nearly  always allowed in return to ask questions of  the committee (96%).    In answer to the open‐ended question, “In  your opinion, what best creates a collegial and  effective environment for conducting  telephone interviews?”, the dominating  responses included: all search committee  members being present and participating  actively, using a script and taking notes,  introducing all interview participants, and  giving candidates adequate notification and  documentation.    The majority of respondents “would not  change anything about their institution’s  current (telephone interview) practice” (147).  Some thought that “training and/or a need for  consistency in procedure for all interviews  conducted” (147) would be relevant changes  in practice.     The results of the survey were compared to  the findings in the library, personnel  management and human resources literature.    Conclusion – From the survey and responses  to open‐ended questions, a number of best  practices when conducting telephone  interviews emerged (148–150):  1. Properly train the search committee  (e.g., in knowing about the position,  organization and protocols for  conducting interviews properly)  2. Involve the search committee  throughout the recruitment process  3. Help the interviewee be prepared  (e.g., by sending institutional  information packages)  4. Maintain and use suitable technology  (e.g., by choosing suitable  conferencing facilities with the  interviewee situation in mind)  5. Put the candidate at ease (e.g., by  explaining who will be present, how  long the interview will last and how  many questions there will be)  6. Provide introductions (e.g., both in the  beginning of the interview and even  before individual questions)  7. Listen and take notes during the  interview  8. Discuss the interviews immediately  afterwards    Engel and Robbins suggest that further  research could include looking into job  candidate and search committee experiences  of the telephone interviewing procedure.      Commentary     The paper provides a straight‐forward survey  analysis concerning the use of telephone  interviews during the recruitment process at  research libraries in the USA. From the  analysis, a list of best practices emerges which  may useful for staff involved in staff hiring  and lead to improved practice.    Generally, the article is well written and  informative although the many statistical  analyses of the results make the Survey  Findings (146‐7) section somewhat difficult to  follow. A more general overview of the results  would have been useful.    82 Evidence Based Library and Information Practice 2009, 4.4  83 The authors of this Evidence Summary used  Lindsay Glynn’s Critical Appraisal Checklist  to estimate the face validity to be over 80%;  therefore the research seems robust. However,  it is unstated in which year the survey was  carried out so it is hard to judge the actuality  of the research.    The overall response rate of the survey was  66% (74 of 112 recipients) which seems  reasonable. However, there is a slight  mismatch in the figures later on “fifty‐ six…indicated they were from public institutes  while the remaining seventeen…were from  private institutions (i.e. a total of 73)” (146).    One possible source of bias could be that  smaller libraries (<60 professional positions)  are over‐represented in the survey (Table 1,  146). For example, do smaller libraries tend to  use telephone interviews more often? If so  why? Engel and Robbins make no comment  on this.    About 10% of the respondents never used  telephone interviews. However, this is  unlikely to have biased the results of the  survey, since these libraries clearly would be  unable to respond to the majority of the  questions.    Engel and Robbins cite an extensive literature  concerning staff recruitment, including  guidelines, manuals, and contributions from  individual libraries. This research provides a  helicopter perspective on telephone  interviewing practice in US academic libraries  which is interesting. However, it remains  unclear to the authors of this Evidence  Summary exactly what new information has  emerged from this effort.    The article would have been even more  interesting if the recruitment process had been  placed in the wider context of strategic library  development, i.e. which kinds of competencies  do we need to recruit for the future library.  However, this lies outside the objectives of the  research study.    The generic list of best practices suggested by  Engels and Robbins seems widely applicable  to all library types. Therefore, the content of  the article is a good example of bridging the  gap between research and practice.      Works Cited    Glynn, Lindsay. A Critical Appraisal Tool for  Library and Information Research.  Library Hi Tech 24.3 (2006): 387‐ 99.