Microsoft Word - ES_Haley.doc Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:4      57 Evidence Based Library and Information Practice       Evidence Summary    Analysis of Print and Electronic Serials’ Use Statistics Facilitates Print Cancellation  Decisions   A review of:  Gallagher, John, Kathleen Bauer, Daniel M. Dollar. “Evidence‐Based Librarianship: Utilizing Data  From All Available Sources to Make Judicious Print Cancellation Decisions.”  Library  Collections, Acquisitions & Technical Services 29.2 (2005): 169‐79.      Reviewed by:  Pamela Haley  Associate Librarian, Access/Technical Services  William R. Lederman Law Library  Queen’s University  Kingston, Ontario, Canada  E‐mail: haleyp@post.queensu.ca      Received: 23 August 2006            Accepted: 29 September 2006      © 2006 Haley. This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons  Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0), which permits unrestricted use,  distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.      Abstract    Objective – To apply the principles of  evidence‐based librarianship to the decision‐ making process regarding the cancellation  of print serials.    Design – Quantitative analysis of local and  national data from various sources.    Subjects – Data sources included 1249  current unbound print journals, 3465  Medline‐indexed electronic journals,  statistics from the Association of Research  Libraries and American Association of  Health Sciences Libraries, as well as  traditional library statistics.    Setting – The study was conducted in the  Yale University’s Cushing/Whitney Medical  Library located in New Haven, Connecticut  U.S.A.    Methods – Several sources were targeted for  data.  A three‐month periodical usage study  of the current issues of the library’s 1249  actively received print titles was undertaken.   Excel‐generated alphabetical listings of titles  were used by shelvers to indicate, with a  check mark, which issues were shelved   http://creativecommons.org/licenses/by/2.0 Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:4      58 during a specified week.  The workflow was  adjusted to ensure only items under study  were counted.  Signs asking patrons not to  re‐shelve journal issues were posted.  Usage  data were collected weekly and entered into  an Excel spreadsheet where the total use of  the journals was tracked. In‐house  circulation, photocopy, and gate count  statistics were also used. In addition to the  survey, SFX statistics for the library’s  electronic journals indexed in MEDLINE  (3465) were gathered during the same 3  month period covered by the print usage  survey.  MEDLINE was chosen as the  delineating factor to ensure consistent  subject coverage with the print journal  collection.  For perspective and trends,  statistics from the Association of Research  Libraries and the American Association of  Health Sciences Libraries were considered.    Main Results – Based on the study’s  findings, 53% of the print collection (657  titles) received no use during the study  period; 7.1 % (89 titles) were used more than  once per month; and 1.28% were used one  or more times per week. Further, only 10%   (125 titles) of the collection represented  60.7% of the total print collection use.  There  was also a direct correlation between the  drop in patrons coming to the library and  the decrease in print periodical use.   SFX  statistics revealed that of the 3465 MEDLINE  indexed titles 14.8% (513 titles) were not  accessed at all and 10% of the journals  represented 56.8% of all SFX usage.  These  results were consistent with statistics from  the Association of Research Libraries and  the American Association of Health Sciences  Libraries.    Conclusion – Titles that were used the most  in print were also used the most  electronically. Further, the study revealed  that print journals are used only a fraction  as often as their electronic counterparts.   Indeed, in both the case of print and  electronic journals the largest use came from  a small number of subscribed titles.  Print  collection maintenance is more labour  intensive and costly than electronic.   Consequently, resources spent supporting  53% of the print collection that is not used  seriously impacts efficiency.  With  constraints on acquisitions budgets, funding  unused collections does not make sense.  Examination of the print serial collection is  only part of ensuring effective collections.   As this study has indicated, unused  electronic titles are also a drain on resources  and further analysis of electronic packages  is warranted.       Commentary    This study looks at print and electronic  journal usage statistics to provide indicators  as to what print collection titles should be  cancelled.  The study will be of interest to all  librarians wrestling with the challenges of  maintaining a relevant and cost‐effective  journal collection, and is straightforward  enough to be readily duplicated.  The raison  d’etre behind the analysis was reasonably  well articulated, although greater  elucidation as to why the selected data  sources were chosen would have added to  the reader’s understanding of the process.    The methodology used compared 3 months  worth of use statistics for print titles in the  collection and electronic journal titles that  covered the same subject areas in SFX.  The  use of SFX slightly skews the results as SFX  accounts for only a small portion of the  library’s electronic usage.  Still, trends are  identifiable and useful.  No margin of error  was calculated to allow for shelving errors.   A brief description of the alternative study  methods that were considered would have  been helpful.    Overall this approach is reasonable, given  the financial constraints facing many  libraries, and the analysis adds insight to the  decision‐making process behind print  Evidence Based Library and Information Practice 2006, 1:4      59 journal cancellations.  Conducted in a  medical library, the question remains as to  whether the findings are valid in the field of  social sciences and humanities.  Further  study is warranted to answer this question.   The indication that some electronic journals  received little or no use should also be                                                                                     investigated in terms of how to keep the  electronic collection relevant in light of the  difficulties of unbundling.  Further  investigation into whether the fact that SFX  data represented only 8.5% of access in this  study is consistent with the experience of  other libraries could be quite revealing.