LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 73 Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Sarana Dan Prasarana A.A.Istri Alit Dwi Purnamaningrat1, I Made Sukarsa2, Ni Made Ika Marini Mandenni3 Jurusan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Udayana, Bali e-mail: purnamaningrat@gmail.com1, sukarsa@ee.unud.ac.id2, ika_made@yahoo.com3 Abstrak Kebutuhan terhadap informasi sarana dan prasarana rumah sakit yang akurat, lengkap dan relevan diperlukan oleh suatu rumah sakit, tetapi pada sistem yang sedang berjalan hal tersebut belum didapatkan secara optimal. Sistem yang berjalan di rumah sakit saat ini masih menggunakan sistem konvensional yaitu proses pencatatan masih dilakukan secara manual tanpa adanya sistem. Sistem yang masih konvensional ini menyebabkan kesulitan bagi karyawan untuk membuat laporan, pasien dan pengunjung dalam pencarian informasi mengenai sarana dan prasarana yang tersedia di Rumah Sakit Pendidikan. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana yang dirancang membantu dalam proses pemberian informasi yang lebih mudah bagi karyawan, pasien dan pengunjung serta membantu dalam proses pelaporan. Tahapan pembuatan perancangan sistem dilakukan dengan metode TAS (Total Architecture Syntesis), yaitu penentuan initial scope, penentuan kebutuhan, penentuan bisnis proses, perancangan sistem dan evaluasi. Modul Sarana dan Prasarana memiliki proses pencatatan master data, proses manajemen inventory, proses manajemen cleaning room, proses manajemen aset dan proses pelaporan. Rancangan ini dapat dijadikan pedoman bagi programer dalam pembuatan Sistem Informasi Rumah Sakit yang Terintegrasi. Kata kunci: Sistem Informasi, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Sistem Informasi Sarana dan Prasarana, Total Architecture Syntesis. Abstract Information about infrastructure in hospitals must be accurate, complete and relevant, but the current system has not been optimally obtained. Now system in hospitals still use the conventional system. Conventional system was the process of storing data manually. These conventional systems make difficulties for employees to create reports, patients and visitors in search of information about the facilities and infrastructure was available at the Hospital. System Information Infrastructures designed to help in the process of providing information that was easier for employees, patients and visitors as well as assist in the reporting process. Stages of making the system design was conducted using TAS (Total Architecture syntesis), they are determination of initial scope, determination of needs, determination of business processes, system design and evaluation. Infrastructures module has a recording process of master data, inventory management processes, management cleaning room, the asset management and reporting processes. This design can be used as a guide for programmers in the manufacture of Hospital Information System Integrated. Keywords: Information System, Hospital Management Information Systems, Information Systems Infrastructures, Hospital. 1. Pendahuluan Kesehatan merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi setiap orang. Penanganan yang cepat akan mampu memberikan kepuasan dalam pelayanan dari rumah sakit. Pelayanan yang diberikan kepada pasien di Indonesia masih bisa dikatakan rendah. Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan sistem informasi yang sangat dibutuhkan dalam masa sekarang. Sistem informasi akan sangat membantu dalam proses penanganan pasien. Sistem yang masih LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 74 konvensional saat ini akan mengakibatkan lambatnya penanganan pasien dan proses pengolahan data yang kurang cepat dan belum terintegrasi [1]. Sistem yang dibutuhkanadalah sistem yang dapat mengolah data dari organisasi agar dapat diolah dengan baik, sistem tersebut dinamakan sistem informasi. Sistem informasi mengolah data yang pada awalnya kurang diperhatikan menjadi sebuah informasi yang penting dan berguna sebagai dasar pengambilan keputusan organisasi di masa yang akan datang. Teknologi yang berkembang sekarang menuntut perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi berbasis komputer. Rumah Sakit Pendidikan membutuhkan suatu perancangan sistem informasi yang terkomputerisasi agar dapat memenangkan persaingan dan dapat terus berkembang. Melihat hal tersebut maka timbul pemikiran untuk membuat Perancangan Sistem Informasi Rumah Sakit Pendidikan yang terdiri dari beberapa modul, salah satunya adalah modul sarana dan prasarana. Modul ini nantinya diharapkan mampu memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi pengguna sistem untuk membantu berjalannya kegiatan suatu rumah sakit khususnya dalam bidang penyediaan informasi mengenai sarana dan prasarana yang tersedia [2]. 2. Metodologi Penelitian Penelitian ini menggunakan metode Total Architecture Syntesis (TAS) metode perancangan basis data. Metode TAS merupakan metode perancangan yang terbagi dalam beberapa tahap meliputi : Menentukan InitialScope (Defining the Initial Scope), Menentukan Kebutuhan (Defining the Requirements), Mendesain Arsitektur Proses Bisnis (Designing the Bussiness Process Architecture), Mendesain Arsitektur System (Designing the Systems Architecture), dan Mengevaluasi Arsitektur (Evaluating Architectures). Metode perancangan database dalam penelitian ini meliputi: perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal [3]. 2.1 Metode Perancangan Sistem Metode TAS diawali dengan Initial Scope kemudianPendefinisian Batasan Masalah, dilanjutkan dengan Penentuan Kebutuhan, kemudianPenentuan Bisnis Proses, dan Perancangan Sistem. Tahap terakhir adalah Evaluasi Sistem, jika rancangan sistem dianggap layak maka dibuatkan dokumen atau laporan dan proses berhenti, jika tidak maka diulang pada tahap penentuan bisnis proses. Prinsip dasar dari Total Architecture Syntesisjika diterapkan pada perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Sarana dan Prasaranadimulai dari penentuan intial scope atau batasan permasalahan yang dibuat.Proses ini juga menentukan dengan pasti apa yang ingin dibuat dan sampai mana batasan permasalahan yang ingin dikerjakan. Proses selanjutnya dari perancangan metode TAS adalah menentukan kebutuhan. Kebutuhan dalam melakukan perancangan harus direncanakan sejak awal. Kebutuhan harus didefinisikan secara terperinci, dalam artian kebutuhan yang sangat kecil sekalipun harus dipersiapkan. Proses dilanjutkan dengan mendisain arsitektur bisnis proses. Proses selanjutnya adalah mendisain sistem.Disain sistem dapat digambarkan menggunakan DFD (Data Flow Diagram), Diagram Berjenjang, dan rancangan Database jika diperlukan. Proses terakhir adalah evaluasi rancangan yang telah dibuat [3]. 3. Kajian Pustaka Kajian Pustaka berisikan dasar teori yang menunjang dalam Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Sarana dan Prasarana.Kajian Pustaka yang menunjang dirancangnya sistem informasi ini dapat dijelaskan sebagai berikut. 3.1Sistem Informasi Modul Sarana dan Prasarana Sistem Informasi modul sarana dan prasarana di rumah sakit merupakan subsistem dari sistem informasi rumah sakit yang merupakan subsistem yang mencatat dan mengolah informasi mengenai sarana dan prasarana yang tersedia di rumah sakit.Sarana dan prasarana yang dimaksudkan meliputi penyediaan alat-alat kesehatan, penyediaan alat penunjang bagi pasien LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 75 dan tenaga medis, pergantian sarana dan prasarana dan informasi mengenai sarana dan prasarana untuk mempermudah pasien, pengunjung dan karyawan dalam mendapatkan informasi mengenai sarana dan prasarana[1]. 3.2 Proses Manajemen Inventory Proses Manajemen Inventory adalah proses manajemen barang di gudang. Proses Manajemen Inventory dibagi menjadi beberapa subproses yaitu, Proses Penerimaan (Receiving) proses yang mencatat penerimaan barang di Bagian Gudang. Proses yang kedua adalah Proses Pembelian Barang (Purchasing) yang merupakan proses pemesanan atau order barang ke Supplier berdasarkan permintaan pembelian barang dari gudang atau Purchase Request (PR). Proses yang ketiga adalah Proses Gudang atau Penyimpanan (Store), proses ini merupakan proses yang mencakup transaksi Pemesanan Barang ke Gudang atau yang disebut dengan Store Request (SR) dibuat oleh Unit Pengguna. Data transaksi pemesanan barang tersebut kemudian diperiksa oleh Kepala Bagian Gudang, bila telah sesuai maka Kepala Gudang akan memberikan persetujuan (approval) terhadap transaksi pemesanan barang tersebut. Store Request (SR) yang telah disetujui kemudian diberikan kepada Staff Gudang sehingga dapat melakukan transaksi delivery atau transaksi pengeluaran barang dari gudang. Staff Gudang kemudian melihat barang di gudang, bila jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi atau tidak ada stok maka akan dilakukan transaksi permintaan barang ke Bagian Pembelian atau Purchase Request (PR) [4]. 3.3 Proses Manajemen Aset Proses Manajemen Aset dilakukan dengan melakukan analisis terhadap data aset yang ada, kemudian melakukan inspeksi atas penugasan yang yang telah diberikan serta melakukan monitoring dan evaluasi tentang sumber daya dalam penggunaan aset. Proses Manajemen Aset dibagi menjadi beberapa subproses yaitu Proses Perencanaan Penyediaan Aset, Proses Pengadaan atau Penyediaan Aset, Proses Perawatan Aset Fisik, Proses Pelelangan dan Proses Penghapusan [4]. 3.4 Data Flow Diagram Perancangan Diagram Alir Data (DAD) atau dalam bahasa Inggris disebut Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan alir dari data yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD juga bisa dikatakan sebagai suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan asal data dan tujuan data yang keluar dari sistem, tempat data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenalkan pada data tersebut. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional system kepada pemakai maupun pembuat program [5]. DFD diperlukan dalam merancang software aplikasi. Perangkat ini digunakan untuk menjelaskan software aplikasi sebagai jaringan kerja antar proses yang berhubungan satu sama lain. Diagram ini menunjukkan bagaimana aliran data dari suatu proses ke proses lain atau ke tempat penyimpanan data. DFD dibuat secara bertingkat, dimana suatu proses akan dijelaskan secara rinci pada DFD tingkat yang lebih tinggi [6] 3.5 Normalisasi Database Perancangan basis data diperlukan, agar diperoleh basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian seperti menambah, mengubah atau menghapus data. Perancangan model konseptual akan menunjukkan entitas dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi. Menentukan entitas dan relasinya dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa yang akan dating. Pendekatan model kenseptual dilakukan dengan menggunakan model data relasional. Model pendekatan konseptual dalam normalisasi database dibagi dua yaitu normalisasi data dan model keterhubungan antar entitas. Normalisasi LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 76 merupakan sebuah teknik dalam logikal desain sebuah basis data atau database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi) [7]. 4. Pembahasan Hasil dan pembahasan berisi perancangan dan pembahasan dari Rancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit ModulSarana dan Prasarana. 4.1 Gambaran Umum Sistem Diagram konteks Sistem Informasi Rumah Sakit Subsistem Sarana dan Prasarana dapat dilihat seperti Gambar 1. Gambar 1 merupakan diagram konteks dari Subsistem Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Gambar tesebut mendeskripsikan bagaimana hubungan Sarana sarana dan prasarana dengan entitas yang berada dalam Sistem Informasi Rumah Sakit. Subsitem Sarana dan Prasarana memiliki 9 entitas yang saling berhubungan. SUPPLIER AP Unit Pengguna 3.0 SISTEM INFORMASI SARANA DAN PRASARANA DO Isian SR , Data Perenc an aan Aset, Data Pem eliharaan Aset N K Kepala Sarpras Draft DR unit,Draft P R, Draft P O, Draft R TA, Draft Spoil, Draft Stok O pname , Draft P eren canaan,Draft Penyediaan, Draft P enghapusan , Draft P elelangan Persetujuan DR, Persetujuan PR, Persetujuan PO, Persetujuan RTA, Persetujuan Spoil, Persetujuan Stok Opn ame, Persetujuan Perencanaan, Persetujuan Penyediaan, Persetujuan Pemeliharaan , Persetujuan Penghapu san , Persetujuan Pelelan gan M PO B arang, PO Aset, RTA Draft P O, Penyediaan, Pem eliharaan, Rep ort RR, Spoil, RTP, RTA, Sto k Op name DR Unit, Data Penyediaan Aset , Data Pem eliharaan Aset Staff Sarpras AR Draft P R, Draft P O, Draft R TA, Draft Spo il, Draft Stok O pname, Draft Penyediaan Aset, Draft P emeliharaan Aset, Draft P enghapusan Aset, Draft P elelangan Data barang minimum, PR, Data RTP, Data Pem eliharaan Aset, DO Draft P enghapusan, Draft P elelangan, Rep ort Pelelangan , Rep ort Penghapu san Persetujuan Penghapus an, Persetujuan Pelelangan Direktur Utama Lapo ran Manajemen Inventory, Lapo ran Manajemen Aset L C Housekeping Modul FO Status Kamar, Status Ru an gan Data Cleaning Req uest Status Kam ar, Status Ru an gan Status Kamar, Status Ru an gan M1 O1 N1 Persetujuan PO, Penyediaan, Pem eliharaan Gambar 1. Diagram Konteks Subsistem Sarpras Penjelasan hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan entitas di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Staff Sarana dan Prasarana Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Staff Sarana dan Prasarana. Staff Sarana dan Prasarana memasukkan Draft PR, Draft PO, Draft RTA, Draft Spoil, Draft Stok LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 77 Opname, Draft Penyediaan Aset, Draft Perawatan Aset, Draft Penghapusan Aset. Subsistem Sarana dan Prasarana memberikan kembalian berupa informasi barang minimum, PR, Data RTP, Data Perawatan Aset, DO. 2. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Unit Pengguna Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Unit Pengguna adalah Unit Pengguna mengirim Isian SR, Data Perencanaan Aset, Data Perawatan Aset, kemudian Subsistem Sarana dan Prasarana memberikan kembalian berupa DR Unit, Data Penyediaan Aset, Data Perawatan Aset. 3. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Supplier Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan entitas Supplier adalah Staff Sarana dan Prasarana akan memesan kebutuhan berupa sarana yang dibutuhkan kepada Entitas Supplier berupa PO. Retur Aktif juga dilakukan ke Supplier jika barang yang diterima tidak sesuai dengan PO yang telah dilakukan. 4. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Kepala Bagian Sarana dan Prasarana Hubungan Subsitem Sarana dan Prasarana dengan entitas Kepala Bagian Sarana dan Prasarana adalah Entitas Kepala Bagian Sarana dan Prasarana menerima Draft DR Unit, Draft PR, DraftPO, Draft RTA, Draft Spoil, Draft Stok Opname, Draft Perencanaan, DraftPenyediaan, Draft Penghapusan, kemudian Kepala Bagian Sarana dan Prasarana memberikan memberikan kembalian berupa Persetujuan DR, Persetujuan PR, Persetujuan PO, Persetujuan RTA, Persetujuan Spoil, Persetujuan StokOpname, Persetujuan Perencanaan, Persetujuan Penyediaan, Persetujuan Perawatan, Persetujuan Penghapusan. 5. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Bagian AP Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas AP adalah Entitas AP menerima Draft PO, Penyediaan, Perawatan, Report RR, Spoil, RTP, RTA, Stok Opname, kemudian Entitas AP akan memberikan kembalian berupa Persetujuan PO, Penyediaan, Perawatan. 6. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Bagian AR Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas AR adalah Entitas AR menerima Draft Penghapusan, kemudian memberikan kembalian berupa Persetujuan Penghapusan. 7. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Modul FO Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Modul FO adalah Modul Layanan meminta Data Status Kamar dan Data Status Ruangan kemudian Subsistem Sarana dan Prasarana memeri kembalian berupa Data Status Kamar dan Data Status Ruangan sudah siap dipergunakan atau belum. 8. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Housekeeping Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Housekeeping adalah Entitas Housekeeping menerima Data Status Kamar yang harus dibersihkan, kemudian Housekeeping memberikan kebalian berupa Data Cleaning. 9. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Direktur Utama Hubungan Susbsistem Sarana dan Prasarana denganDirektur Utama adalah Entitas Direktur Utama menerima laporan atas kegiatan yang dilakukan di Modul Sarana dan Prasarana. 4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Subsistem Sarana dan Prasarana Data Flow Diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Data flow diagram atau diagram alur data dari Subsistem Sarana dan LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 78 Prasarana dari Sistem Informasi Rumah Sakit dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2 merupakan overview diagram dari Subsistem Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Subsistem ini dibagi menjadi 4 proses yaitu, Proses Pencatatan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit, Proses Manajemen Inventory, Proses Manajemen Aset dan Proses Pelaporan. LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 79 3.1 Manajemen Master Data Data Tanah Data GedungSP2 Data SalSP3 Data RuanganSP4 Data fRuanganSP5 Data KamarSP6 Data KelasSP7 Data fKelasSP8 Data BarangSP12 Data barangJenisSP13 Data AsetSP9 Data Unit Konversi SP14 Data SupplierSP15 Data asetJenisSP10 AP SP1 Gedung Sal Ruangan fRuangan Kamar Kelas Aset Data Gedung Sal Ruangan fRuangan Kamar Kelas fKelas Aset Informasi Data jenis UK jenis konversi Informasi 3.2 Manajemen Inventory Data Barang, Data barangJenis, Data Unit Konver si Supplier Manajemen Cleaning Room 3.4 Manajemen Aset Data Barang Data SRSP16 Data detSrSP17 Data DrSP18 SP12 Data detDr Data PrSP20 Data detPrSP21 Data PoSP22 SP19 Data detPo Data RcvSP4 Data detRcvSP5 Data OpnameSP26 SP23 Data detOpname Data RtaSP28 Data detRtaSP29 Data RtpSP30 SP27 Data detRtpSP31 Data detSpoilSP33 Data SR detSr DR detDr PR detPR PO detPo Rcv detRcv Opname detOpname RTA detRTA RTP detRTP Data SpoilSP32Spoil Data Aset, Data Tanah, Data Gedung Housekeeping Modul FO Data CleaningSP48 Data Cleaning, update status Info Cleaning Staff Sarpras Unit Pengguna DR Report Isian SR, Draft RTP Data detPer encanaan Data Penyediaan SP36 Data detPenyediaan SP37 Data Pener imaan SP38 Data detPenerimaan SP39 Data Pemeliharaan SP40 Data detPemeliharaan SP41 Data Penyusutan SP42 Data detPenyusutan SP43 Data Penghapusan SP44 Data detPenghapusan SP15 SP35 Data Perencanaan SP34 Data Pelelangan SP46 Data Pelelangan SP47 Data AsetSP39 Perencanaan detPer encanaan Penyediaan detPenyediaan Penerimaan detpenerimaan Pemeliharaan detPemeliharaan Penyusutan detPenyusutan Penghapusan detPenghapusan Pelelangan Perencanaan detPer encanaan Penyediaan detPenyediaan Pener imaan detPenerimaan Pemeliharaan detPemeliharaan Penyusutan detPenyusutan Penghapusan detPenghapusan Pelelangan Data Informasi AR Supplier Kepala Sarpras Pelaporan Pelaporan Manajemen Inventory Data Manajemen Aset Tanah asetJenis Tanah fKelas asetJenis Barang Supplier Barang Supplier Data Tanah, Gedung, Sal, Ruangan, Kamar, Kelas, Aset, Vendor, Barang, Unit Konversi, Supplier Informsi Tanah, Gedung, Sal, Ruangan, Kamar, Kelas, Aset, Vendor, Barang, Unit Konversi, Supplier Data Barang, Data Supplier, Data Unit Konversi Data Sarana dan Prasarana, Draft PR, Dratft PO, Data RR, Data RTA, Data RTP, Data Spoil, Data Stok Opname Info Stok Minimum, Info Barang, PR, DO Draft PO, RR Report, Spoil Report, RTA Report, RTP Report, Stok Opname Report Persetujuan PO PO, RTA DO, Konfirmasi RTA Draft DR, Draft PR, Tembusan Draft PO Persetujuan DR, Persetujuan PR Da ta K am ar , D at a Ru an ga n Data registrasi Keluar kamar Status kamar No kamar, Nama Ruangan Status kamar Draft Penyediaan, Draft Pemeliharaan, Laporan Pener imaan, Laporan Pemeliharaan Pe rs et uj ua n Pe ny ed ia an , Pe rs et uj ua n Pe m el ih ar aa n Dr af t P en ye di aa n, D ra ft Pe m el ih ar aa n, D ra ft Pe ng ha pu sa n, D ra ft Pe le la ng an , L ap or an Pe ne rim aa n, L ap or an Pe ny us ut an Pe rs et uj ua n Pe ny ed ia an , pe rs et uj ua n Pe m el ih ar aa n, Pe rs et uj ua n Pe ng ha pu sa n, Pe rs et uj ua n Pe le la ng an isian Perencanaan, Isian Pemeliharaan Penyediaan Aset, Pemeliharaan aset Da ta A se t, Da ta T an ah , Da ta G ed un g Aset detPelelangan Aset detPelelangan Draft Penghapusan, Draft Pelelangan, Laporan Penyusutan Persetujuan Penghapusan, Persetujuan Pelelangan PO aset Data Manajemen Aset DO aset Draft Penyediaan, Draft Pemeliharaan, Draft Penghapusan, Draft Pelelangan, Laporan Pener imaan, Laporan Penyusutan Persetujuan Penyediaan, Persetujuan Pemeliharaan, Persetujuan Penghapusan, Persetujuan Pelelangan Barang detSpoil Direktur Utama Laporan Manajemen Inventory, Laporan Manajemen Aset 3.3 3.3 N1 N M K L M1 N* O1 SR detSr DR detDr PR detPR PO detPo Rcv detRcv Opname detOpname RTA detRTA RTP detRTP Spoil Barang detSpoil KETERANGAN Proses Manajemen Master Data Proses Pengadaan Barang Proses Manajemen Aset Proses Cleaning Room Gambar 2. DFD Level 0 Subsistem Sarana dan Prasranana LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 80 1. Proses Master Data Sarana dan Prasarana Rumah Sakit Proses Master Data ini merupakan proses memasukkan data sarana dan prasarana yang terdapat di rumah sakit ke dalam database. Proses ini akan memudahkan dalam penyediaan informasi sarana dan prasarana rumah sakit. Sarana dan prasarana yang dicatat dalam proses ini meliputi Data Gedung, Data Kamar, Data Kelas, Data Aset, Data Ruangan, dan Data Sal. Proses ini dilakukan oleh Staff Sarana dan Prasarana yang bertugas mendata dan memasukkan data sarana dan prasarana rumah sakit. 2. Proses Manajemen Inventory Proses Manajemen Inventory merupakan proses pengolahan barang di rumah sakit meliputi tiga proses utama yaitu Proses Store (Penyimpanan), Proses Purchasing (Penyediaan) dan Proses Receiving (Penerimaan). Proses ini akan melibatkan entitas Staff Sarana dan Prasarana, Unit Pengguna, Kepala Bagian Sarana dan Prasarana, Bagian Keuangan (AP) dan Supplier. 3. Proses Manajemen Cleaning Room Proses Manajemen Kamar merupakan proses untuk mengatur dan memepersiapkan kamar pasien yang akan digunakan oleh Bagian Layanan. Proses ini melibatkan entitas Modul FO dan Bagian Housekeeping. 4. Proses Manajemen Aset Proses Manajemen Aset merupakan proses yang berfungsi untuk memanajemen aset yang bernilai di rumah sakit. Proses Manajemen Aset meliputi Proses Perawatan, Proses Penghapusan, dan Proses Pelelangan. Proses ini melibatkan entitas Staff Sarana dan Prasarana serta Bagian Keuangan (AR). 5. Proses Pelaporan Proses Pelaporan merupakan proses pengiriman laporan ke kepala bagian sarana dan prasarana yang akan diteruskan ke Direktur Rumah Sakit. Pelaporan ini berguna untuk memberikan laporan hasil kerja dari departemen sarana dan prasarana. Proses ini dibagi menjadi dua proses yaitu, proses pembuatan laporan keseluruhan sarana dan prasarana dan proses pengiriman laporan ke manajemen. 4.3 Perancangan Database Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.Rancangan database berikut ini menjelaskan bagaimana hubungan antar field dalam Sistem Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Gambar 3. Merupakan gambar rancangan database yang telah dibuat menjelaskan bagaimana hubungan antar field dalam Sistem Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Rancangan ini juga telah dirancang terintegrasi dengan database di Subsistem lain yang memiliki keterhubungan dengan Subsistem Sarana dan Prasarana. LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 81 tb_tanah PK tanah_id akun_ko de l_tanah_seluruhnya l_tanah_bangunan harga_permeter sumber_dana status_tanah tb_gedung PK gedung_id FK1 tanah_id gedung_nama akun_kode l_gedung jmlah_lantai no_IMB tgl_izin tgl_dibangun tgl_selesai biaya status_gedung tb_ruangan PK ruan gan_id FK1 gedung_id ruangan_nama ruangan_jenis akun_kode l_ruangan ruangan_kondisi ruangan_status tb_kamar PK kamar_id FK1 sal_id FK2 kelas_id kamar_no l_kamar status_kamar tb_sal PK sal_id sal_nama FK1 gedung_id sal_jenis status_sal tb_kelas PK kelas_id kelas_nama jumlah_bed status_kelas tb_fRuangan PK fRuan gan_id FK1 ruangan_id FK2 barang_id FK3 as et_id jumlah kondisi status_fas ilitas tb_fKelas PK fKelas_id FK1 kelas_id FK2 barang_id FK3 as et_id jumlah kondisi status_fKelas tb_as et PK aset_id FK1 as etJenis_id as et_nama akun_ko de as et_kepemilikan as et_merk as et_ti pe as et_no_mes in kondisi as et_harga tgl_msk tgl_keluar jumlah status_as et tb_as etJenis PK asetJen is_id nama_jenis status_jenis tb_cleaning PK cleaning_id FK1 kamar_id FK2 ruangan_id pegawai_id waktu_cleaning biaya status tb_perencanaan PK perencanaan_id user_id perencanaan_tgl perencanaan_status tb_detPerencanaan PK detP erencanaan_id FK1 perencanaan_id unit_kerja_id FK2 as et_id tahun_anggaran jumlah tb_penyediaan PK penyediaan_id user_id penyediaan_tg l penyediaan_status tb_detPenyediaan PK detP enyed iaan_id FK1 penyediaan_id FK2 perencanaan_id FK3 as et_id FK4 vendor_id harga jumlah tb_penerimaan PK rcvA_id user_id akun_ko de penerimaan_tgl penerimaan_status tb_detPenerimaan PK detP enerimaan_id FK1 rcvA_id FK2 as et_id jumlah_order jumlah_rcvA jumlah_sisa harga tb_vendor PK vendor_id vendor_nama vendor_alamat vendor_tl p status_vendor tb_pemeliharaan PK pemeliharaan_id user_id akun_ko de tgl status tb_detPemeliharaan PK detP emelih araan_id FK1 pemeliharaan_id FK2 as et_id FK3 gedung_id pegawai_id jumlah biaya status tb_penghapus an PK penghapusan_id user_id akun_ko de tg l status tb_detPenghapus an PK detP enghapusan_id FK1 penghapus an_id FK2 as et_id FK3 gedung_id FK4 sal_id jumlah keterangan tb_pelelangan PK pelelangan_id user_id akun_id tgl status tb_detPelelangan PK detP elelangan_id FK1 pelelangan_id FK2 as et_id FK3 tanah_id jumlah harga_pelelangan tb_barang PK barang_id FK1 barangJenis_id stok stok_min tgl_masuk tgl_keluar status_barang tb_barangJenis PK barangJenis_id nama_jenis tb_sr PK sr_id user_id unit_kerja_id sr_tgl tb_detSr PK detSr_id FK1 sr_id FK2 barang_id FK3 unit_konvers i_id jumlah tb_unit_konvers i PK unit_ko nversi_id FK1 barang_id satuan_konvers i konvers i tb_detPr PK detP r_id FK1 pr_id FK2 barang_id FK3 supplier_id FK4 unit_konvers i_id jumlah_pr harga tb_pr PK pr_id user_id pr_tgl approve status tb_supplier PK sup plier_id supplier_nama supplier_alamat supplier_tl p tb_detDr PK detDr_id FK1 dr_id FK2 barang_id FK3 unit_konvers i_id jumlah tb_dr PK dr_id user_id FK1 sr_id akun_kode status tb_po PK po_id user_id FK1 supplier_id po_tg l status tb_detPo PK detP o_id FK1 po_id FK2 detPr_id FK3 barang_id FK4 unit_konvers i_id jumlah harga diskon tb_detRcv PK detRcv_id FK1 rcv_id FK2 barang_id harga_beli jumlah_po jumlah_rcv jumlah_sisa FK3 unit_konvers i_id tb_rcv PK rcv_id user_id akun_kode po_id supplier_id tgl_po tgl_rcv tb_spoil PK spo il_id user_id akun_ko de tgl_spoil status tb_detSpoil PK detSpoil_id FK1 spoil_id FK2 barang_id FK3 rcv_id harga jmlah_spoil tb_rta PK rta_id user_id akun_ko de FK1 supplier_id tgl_retur status tb_detRta PK detRta_id FK1 rta_id FK2 barang_id FK3 rcv_id FK4 unit_konvers i_id jumlah_retur keterangan tb_detOpname PK detO pname_id FK1 opname_id FK2 barang_id jumlah_sistem jumlah_real selisih FK3 unit_konvers i_id tb_opname PK opname_id user_id opname_tg l status tb_rtp PK rtp_id user_id unit_kerja_id akun_kode rtp_tg l rtp_status tb_detRtp PK detRtp_id FK1 rtp_id FK3 unit_konvers i_id keterangan FK2 barang_id KETERANGAN Proses Manajemen Aset Proses Pengadaan Barang Proses Manajemen Aset Gambar 3. Perancangan Database Subsistem Sarana dan Prasrana LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 82 4.4 Desain User Interface Desain User Interface dari Sistem Informasi Sarana dan Prasarana Rumah Sakit dibuat untuk membantu pengguna dalam menggunakan sistem. Tampilan Form Login pada User dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4. Tampilan Form Login Tampilan Form Home Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Sarana dan Prasarana dapat dilihat pada Gambar 5. Gambar 5.Tampilan Home User yang masuk ke dalam sistem dengan hak akses Admin dapat melihat tampilan Home SIMSAR Admin berbeda dari hak akses user biasa. 5. Kesimpulan Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana ini dibuat dengan mengacu pada Sistem Sarana dan Prasarana umum yang disesuaikan dengan alur proses manajemen sarana dan prasarana di rumah sakit. Sistem yang dirancang dapat melakukan proses pada manajemen gudang dan manajemen aset serta pemberian informasi lengkap mengenai sarana dan prasarana.Sistem dapat melakukan transaksi gudang seperti transaksi pemesanan barang ke gudang atauStore Request (SR), transaksi pengeluaran barang atau Delivery Request (DR), PurchaseRequest, Purchase Order (PO), Spoil, Retur dan Stock Opname danmenyimpan data secara terstruktur dan dapatditampilkan sesuai keperluan.Sistem dapat melakukan proses LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015 ISSN: 2088-1541 83 manajemen aset seperti pencatatan aset tetap di perusahaan, perawatan aset, serta penghapusan aset.Sistem yang dibuat berhasil memberikan solusi dan mengatasi permasalahan yang menjadi kekurangan jika Sistem Informasi Sarana dan Prasarana umum diterapkan di Rumah Sakit PTN Unud. Daftar Pustaka [1] Rustiyanto E, “Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang Terintegrasi”, Edisi Revisi, Yogyakarta, Gosyen Publishing, 2011. [2] Irfan Dwi, “Sistem Informasi Rumah Sakit Studi Kasus Dr. Ak. Gani Palembang”, Jurnal,Teknologi dan Informatika (TEKNOMATIKA).Palembang, 2007. [3] Michael, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Laboratorium Rumah Sakit Kanker Dharmais”, Skripsi, Universitas Bina Nusantara, 2005. [4] Eka Juniantara I Gede, “Rancang BangunSistem Informasi Manajemen Inventory pada Perusahaan Inflight Catering Service – StudiKasus di PT. Jasapura Angkasa Boga”, Tugas Akhir, Jurusan Teknik Elektro UniversitasUdayana,2007. [5] Jogiyanto HM, “Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Andi Offset, Yogyakarta, 1995. [6] Kadir. A, “Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data”, Andi Offset, Yogyakarta, 1999. [7] Martin Smits, “Developments in Hospital Management and Information Systems.Proceedings of the 32nd Hawaii International Conference on System Sciences”, Jurnal, Hawai,1999.